档案与实物的关系（精选十篇）
档案与实物的关系 篇1
目前实物档案的管理现状:
1.管理杂乱。一些单位的档案人员对实物档案的“概念”认识不清, 没有正确理解实物档案的收藏范围, 认为实物档案就是涵盖生活中所有物品的广义上的“实物”, 把档案室当成了无所不包的库房。
2.思想认识程度不够。由于许多单位的部门和个人缺乏对实物档案归档重要性的认识, 或制度不健全、宣传不到位等原因, 致使有些荣誉物品还未归档, 存放于各科室办公室内, 长期无人过问。
3.缺乏足够的重视与保护。一直以来, 对实物档案的收集保管工作未能像文书、会计等其他门类档案那样引起人们足够的重视, 加之实物档案没有统一装具, 致使这些档案发生霉变、鼠咬、虫蛀、字体脱落甚至丢失现象, 严重影响实物档案的利用。
4.开发利用不明显。档案的利用工作是档案生命价值和根本目的所在, 实物档案也是如此。然而, 许多单位长期以来重“藏”轻“用”, 对实物档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏认识, 加之开发不足, 造成实物档案利用率不高。
以上情况已成为档案管理中亟待解决的问题, 加强对这些实物档案的管理是当务之急。
第一, 明确实物档案的归档类别和范围。实物档案应根据不同性质或载体分别进行分类, 这样有利于实物档案的收集与整理, 分类均由大类、属类组成。大类需按照实物档案的性质分为徽章、荣誉、礼品等类别;属类可按照其载体再进行细致划分, 具体分类如下:第一类, 徽章证书类:机构成立、合并、撤销、更名后使用和停用的胸章、印章、纪念章、证书、牌照、牌匾及有代表性的工作证件和复印件等;单位法人离职后, 其在该单位所用的个人印章;更新前的组织机构代码证实物、单位法人证书等;反映本单位重大事件、活动的凭证。第二类, 荣誉类:单位、单位负责人及各部门在各项工作活动中获得的荣誉, 如光荣册、证书、奖状、锦旗、牌匾、奖杯等。第三类, 礼品书画文稿类:公务活动中接受的有凭证作用和纪念意义的字画、工艺品、纪念品及其他具有特色的物品等, 如领导与名人的题词、书法、绘画作品等。第四类, 其他有纪念意义和保存价值的实物。
第二, 加强制度建设, 规范管理。根据《档案法》及国家档案局关于《各级国家档案馆接收档案范围的规定》, 各单位应结合本地区的实际情况尽快制定出切实可行的管理办法, 使实物档案的管理有章可循。这就要求各部门尽早出台符合本机关实际的实物档案管理制度, 建立、落实实物档案的登记、归档和专人专室负责保管制度, 以加快本单位实物档案管理制度化进程。
第三, 加强宣传力度, 争取领导重视。主动向单位干部职工宣传档案的法律、法规和相关知识, 做好机关档案的宣传工作, 切实提高单位各级管理人员抓好档案工作的意识, 从而形成全机关都重视档案工作的良好态势。此外, 单位领导的重视与支持是实物档案管理工作开展的重要条件。档案管理人员要充分发挥自己的主观能动性, 对其单位的档案工作了如指掌, 经常给领导提供档案工作的建议和思路, 当好领导的参谋和助手, 使领导更加重视档案工作, 以促进档案工作的蓬勃发展。
第四, 提高档案工作者业务技能, 强化相关人员的保护意识。首先, 在档案利用过程中, 档案工作者既是整个利用过程的引导者, 也是确保档案安全利用的督导者。所以, 作为一名合格的档案工作者, 要不断培育良好的职业情操, 锻造过硬的业务技能, 同时还要熟悉与档案相关的文化历史等背景知识, 这点对于实物档案的保管而言尤为重要。其次, 强化相关人员的保护意识。这就要求对相关人员进行档案安全利用的宣传和教育, 将档案保护意识合理融入档案的价值论中。在使用实物档案过程中, 要严格遵守相关的制度规范和操作流程, 不得随意或擅自对档案进行违规或不正当的处置。
第五, 要明确档案信息开发利用。近年来, 举办档案展览成为许多档案部门服务创新的一个主要手段。实物档案作为文书档案和声像档案外的重要补充, 不仅满足了展览内容的内在需要, 也满足了观众视觉上的需要。因此, 荣誉室建设、专题展览等是现在各单位综合档案室收集实物最主要的动机。所以, 我们档案人员要不断挖掘资源, 特别是不断开辟出“精品”资源, 使其得到充分利用。除必不可少的文书档案、声像档案外, 还需补充相应直观的实物档案。
实物档案讲稿 篇2
实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。
实物档案的归档范围主要包括以下几类：
1.本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等
2.公务活动中获赠的纪念品等； 3.上级领导知名人士的题词字画等；
4.本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）
5.其它有保存价值的实物。比如权证类的法人、产权、土地、房产等
一、定义 1.归档实物
立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
2.归档实物整理
将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。
3.件
归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。
二、收集 1.收集范围
①本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
②本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
③本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、工艺品、牌匾、礼品等。
④本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。
⑤本单位在生产、科研活动中形成的具有保存价值的产品样品、标本。
⑥其它有重要保存利用价值的实物。
2、收集要求
①归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，一般不应跨。
②收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或 个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。（就是单位移交到档案室的要有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取时间、地点、人员等情况说明）
③归档的实物应保持整洁、无破损。
④归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理（这里的照片管理就像钟立），两者之间要建立准确、可靠的标识关系。(在参见号处注明)⑤本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。（注明赠送对象，时间等信息）
⑥归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
三、整理原则
实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。（保持实物档案的有机联系就是保持实物档案形成的规律，比如奖状，他的整理按照实物档案形成的规律依次进行排序形成一套奖状档案。）
四、整理要求
1、归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。
2、每件归档实物均应转拍照片形成照片档案进行相应归档。
五、整理方法 1.鉴定
①根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。
②对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。③归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
2.分类 ①按分类
将归档实物按形成或获得分类。采用公元纪年标识，如“ 2006 ”。
②按类别分类
将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；
纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品样品、花瓶等；
印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。（对于印章档案不多的单位，可将印章按收到的先后顺序编上号，编号用纸贴在印把上，将印模上刻制的名称、编号、印章生效时间、作废时间等信息输入计算机，方便日后查找，印章应装在特制的大小格组成的盒或抽屉内保存。）3 排列
根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：
格式① ：全宗号一实物一件号。格式② ：全宗号一实物一一件号。格式③ ：全宗号一实物一类别一一件号。实物档案较少的单位（每年少于30 件）可选择格式①或② ；实物档案较多的单位可选择格式③。编号
根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、类别、、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、类别、、件号、参见号。（编号应用胶纸贴在物品右上角或背面即可，存放实物的柜架应编上号，将每件实物对应的编号输入计算机中该实物档案的录入信息，方便提供利用查找。）①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用“000 ”代替。
②实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。③类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类 ④：采用公元纪年标识，如“2006 ”。
⑤件号：归档实物的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1 ” 开始标注。
⑥参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
著录
每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（见图2）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、、类别、参见号、备注。
7
①件号：归档实物的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
②题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
③材质：实物的制成材料。
④型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸，单位用mm。
⑤：采用公元纪年标识，如“2006 ”。⑥类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类 ⑦参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
⑧备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。⑨实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4 型（长x 宽＝297mm X 210mm）。
⑩目录封面
实物档案目录应编制目录封面。封面可以视需要设置全 宗名称、类别、、起止件号等项目（见图3）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。上架
实物档案应按分类方案排列顺序上架。
六、保管
1.实物档案一般应专柜保管，对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，如移出档案室必须要履行签字手续。
2.对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对清楚。
3.实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实 物档案完好无损。
4.存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂； 5.奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管。
七、利用
1利用实物档案必须严格履行登记手续。
2利用重要实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经本单位分管领导批准方能利用。
实物文物与“实物档案”说 篇3
关键词:实物；文物；档案；馆藏
一、“实物”与“实物档案”的界定
“实物档案”说，一直为档案学界所关注。档案界许多人对“实物档案”的提法和档案部门收集实物的做法争论不休，对实物、文物、档案之间是否存在联系各抒己见。1996年7月5日，第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过了《关于修改<中华人民共和国档案法>的决定》，准确地给档案下了定义：“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图像、音像及其他各种方式和载体的历史记录。”这样对实物是否纳入档案的问题，应该说有了较为明确的答案和依据。只要是“各种方式和载体的历史记录”，即可列入“实物档案”。
二、实物档案收藏的现实必然性
档案馆收藏实物问题的争论不是偶然的。实物收藏与档案部门增强档案资源建设的意识有关，与档案部门创新服务机制、开拓服务功能有关。确切地说，档案馆收藏实物档案有着现实的必然性。
首先，实物档案是档案馆追求相对完善的馆藏结构的需要。多年以来，如何丰富馆藏和优化馆藏，一直是档案部门经久不衰的话题。当前，似乎更多的话题集中到如何优化馆藏这一方面，于是引出“实物、文物”与“实物档案”的鉴定问题。但是无论是丰富馆藏，还是优化馆藏，都有一个完善结构的问题。所谓完善结构，最主要的还是内容上的完善，譬如政治、经济、文化、社会、军事、司法等；还有是来源上的，譬如政府、工商企业、社团、社区、私人民间等；当然包括形式上的，除了文字、声像，就是实物了。事实上，只要属于重要归档范围内的内容，不论何种形式，文字、声像还是实物，都应予以收集、归档，不能因为载体形式的不同而随意割舍。
其次，实物档案的收藏也是档案部门创新服务机制的需要。近些年，许多档案部门都把举办档案展览作为服务创新的主要手段之一。档案部门服务创新很重要的内容之一，是档案馆功能的开拓。举办各种展览的一个很重要的因素是实物档案载体的多样性和生动直观性，以及它特有的记录性和教育性。目前已有许多档案馆设立了校史馆、博物馆、展室等，通过举办各种展览，达到以史为鉴，学史育人的目的。因此，档案馆大可不必拘泥于理论上的纷争，而将实物拒之门外。
三、档案馆实物档案收藏的现状和特点
档案馆收藏的实物档案，不同于日常生活中所有物品的广义上的“实物”，它具有鲜明的时代性和广阔丰富的内涵性，大致有以下几个特点：
第一，具有原始记录性。实物自身带有的原始内容，不同文字题词记载着不同文字内容，如各种庆祝活动中留下的签名簿、名人字画、横幅、牌匾，单位印章及法人印章等；用不同材质制作的刻有获奖单位、姓名、时间和主办单位字样、内容的奖杯、奖牌、奖状、纪念碑等。
第二，具有实用性。如注明使用人情况、时间和用途的各类票证，馆藏近代银行档案全宗中的纸币样张、金属货币等，还有各单位获奖旗帜、奖杯、奖牌等，均在各展室中发挥不同的作用。
第三，具有全宗性。它们与文书档案、声像档案具有同一来源，如我馆收藏的各届研究生、本科生录取名册、成绩单与毕业照、获奖证书一一对应。
第四，具有灵活性。有些具有原始收藏性的实物，由于它载体庞大，不便于档案馆馆内收藏，如我校兵器博物馆陈列的兵器，如坦克、大炮、导弹等，由于这一载体的特殊性，不可存入档案馆馆内收藏，所以我校成立了校兵器博物馆，专门陈列这些兵器实物和文物。
档案馆收藏实物档案应注意的是：（1）把握实物的收集范围，尤其是与馆藏档案在内容上相关联的实物应重点收集，使之与已有的文书档案和声像档案得以相互印证；（2）实物收藏，要以档案部门能否保管、是否易于保管作为收藏标准之一；（3）实物收藏切忌范围大而无当，一定要根据馆藏的实际，形成特色和系列。
四、实物档案的利用是实现档案价值的重要途径
在具体的工作实践中，实物档案的保存价值和利用价值主要体现在两个方面：一是直观性、可视性；二是实效性。
档案工作的目的之一是为了利用，档案利用是实现档案价值的重要途径。以我校的“兵器博物馆”兵器展室为例，我校陈列的兵器品种达630余种，共计2250件，一来丰富了我校实物类档案的馆藏，二来又成为了广大兵器爱好者及青少年爱国主义教育的基地、科普教育基地和教学实习基地。据统计，实物档案利用率居各类档案之首，以我校“兵器博物馆”为例：2011年接待90余个团体，13200人；2012年接待160个团体，13152人；2013年接待128个团体，10424人。为配合宣传作用，我校还专门为“兵器博物馆”设立了解说员，由我校国防生兼职，既起到了实物档案的宣传作用，又提高了学生参加社会实践活动的能力。
由此看出，实物档案的收藏是必要的。它不但具有实现档案价值的必要性和重要性，还实现了以史为鉴、学史育人，记住昨天、开创明天的目的。
参考文献：
[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001．
[2]张家议.“实物档案”说[J].中国档案，1995（4）．
[3]刘相彩.实物档案不是档案[J].中国档案，1995（4）．
医院荣誉类实物档案的收集与整理 篇4
一、荣誉类实物档案的收集
档案的收集工作是医院档案的前提条件和难点, 医院荣誉类实物档案也不例外。医院在制定统一的档案收集制度时, 除要结合医院工作实际确定岗位职责分工外, 应明确收集范围和要求。
1. 收集范围。
由于医院从事科研、教学、医疗、公共卫生等门类工作较多, 获得的荣誉实物涉及面比较广, 有参加各项比赛活动获得的奖项、纪念品, 有上级颁发或授予的牌匾, 有知名人士的字画, 来院宾客赠送的礼物, 有医院员工在参与院外各项活动中获得的奖项, 病人或实习生赠送的锦旗、纪念品等。此外, 还有院内举办的运动比赛各科组获得的奖项等。这些荣誉类实物分散于医院各科室, 保存价值不一, 如果全部都纳入实物档案, 将给管理增加不必要的工作量。因此, 定义收集范围前, 档案工作者应主动到临床科室统计获得荣誉情况, 制定合理的收集标准。
2. 收集要求。
严格收集要求是全面、及时掌握医院荣誉类档案的重要保证, 医院应建立健全荣誉类实物档案的统一收集办法, 制定实物档案的上报、登记管理流程。各科室在获得荣誉类实物时应统一报告医院综合档案室登记备案, 综合档案室应登记好奖项的获得时间、授予部门、奖项名称、获奖科室、载体类型等基本要素, 判断实物档案的分类并制作标签, 办理移交手续。由于特殊原因, 应归档的实物确实需要在有关部门保留的, 亦应该先移交综合档案室拍照登记, 办理借用手续。
二、荣誉类实物档案的整理
实物档案的整理分有:分类、排列、编号、编目、粘贴标签、摆放等步骤, 每一工序都应考虑方便日后利用。
1. 分类。
一是医院荣誉类实物应以“件”为单位进行整理。二是实物档案的品种分类上, 应尽量简单, 集中分为可折叠和不可折叠两大类。三是在期限分类上, 对区级医院而言, 一般区级以上的奖项、牌匾应归入永久类, 一些区以下团体单位, 如区医师协会、镇街部门等颁发的应归入长期类。上级领导或知名书法家、画家的字画应归入永久, 赠品或纪念品应按其市场价值, 如金银玉等制品价值高的应归入永久, 对价值不高赠品、纪念品等作备案保管。
2. 排列、编号与编目。
医院实物档案存放地点分散, 实物档案排列可分为以时间为主和以地点为主两种方式。为便于每年医院荣誉类档案的统计工作, 一般医院应以时间排序为先, 即按类别+年度+存放地点排序。参考机关部门实物档案编号方案, 荣誉类实物档案类目号应由英文字母和数字组成, 如H1为折叠类实物档案。实物档案档号则由类目号加“-”加顺序号组成。一般在编制医院实物档案档号时, 应考虑医院年度获得荣誉数量, 如医院每年获得荣誉实物在十位数以上, 按长期30年计算, 就应该预留千位数, 如H1-0001。实物档案目录应设置档号、颁发部门、题名、年度、数量、保管期限、存放地点等要素。在编制目录时注意对一些题名不够清晰的标题做好标注, 并应尽量记录详细的获得时间。在制作目录时将可折叠档案与不可折叠目录分开装订成册。
3. 标签粘贴与摆放。
粘贴实物档案标签除要做到不阻碍物品外观和位置的统一性, 还应注意检查标签粘贴的牢固度。此外, 还应根据不同的材质考虑合适的位置进行粘贴, 如锦旗, 应粘贴在横穿锦旗的挂杆内, 凹凸变型的木质表面应选择较平整的位置或在不损坏实物主体的情况下, 适度整平木质平面以保证标签粘连得足够牢固。为便于查找和调取档案, 入库的荣誉类实物档案除按可折叠与不可折叠分开放置外, 对不可折叠的实物档案还应按案件号顺序, 分开匾类和非牌匾类两大类摆放。摆放时粘贴有标签的一面应突显出来, 可折叠的实物档案要整齐存放到铁柜内。易碎品则应放在不易被碰倒的安全位置。对一些存放在户外的实物档案, 档案管理人员应定期检查标签是否脱落、退色或损坏, 做好登记和及时修复。
摘要：荣誉类实物档案是医院反映发展史和荣誉史的重要见证。管理好这类档案, 关键是前期的收集和整理。本文剖析医院荣誉类实物档案收集和整理的细节, 为做好医院整理荣誉类实物档案提供参考。
关键词：医院,实物档案,收集,整理
参考文献
[1]章洁, 史维新.浅论医院实物档案的管理.江苏卫生事业管理, 2010, 06期.
实物档案的科学保管 篇5
十几年来，由于丰富馆藏和档案利用的需要，越来越多的实物档案开始进入档案馆保存并频繁出现在各种展览中，使得实物档案的保管成为档案部门必须面对而且亟待处理的实际问题。但在实践中，目前我国绝大多数档案馆还没有形成规范的实物档案保管操作规程，也尚不具备纯熟的保管技术和方法，很大程度上还依附于现有的纸质档案的保管方式，导致许多珍贵的实物档案得不到有效保护，甚至部分已濒临损毁。为此，研究如何对各种形式的实物档案进行切实有效的保管就显得尤为必要。
实物档案没有纸质档案在形成时间上周期性的规律，没有胶片档案在载体尺寸上相对固定的规格，也没有声像档案那样既定的载体材料，这使得档案的收集和保管工作变得更为复杂，需要档案工作者必须做到全主动式的收集和对各种载体材料全方位的技术保护。从各管理环节的操作规程和技术手段的角度而言，可以说实物档案的管理开辟了一种全新的档案管理模式。
一、实物档案保管的特点
实物档案有别于现有主流档案的特性必然会给其保管工作带来许多新的问题和挑战。相对成熟的纸质档案、声像档案等载体和信息的保护方法并不一定适用于实物档案，为此，准确把握实物档案保管的特殊性是进一步对其进行合理妥善保管的前提和基础。
1、形成时间的不确定性
由实物档案的定义可知，奖牌、证书等形式的实物档案是反映某一单位或部门所取得工作成绩的物品，它必须以其形成单位的工作实绩为基础，而成果的取得并非以人的主观意志为转移，也不具有时间或主体上的规律性，因而档案部门无法预知哪些单位在哪个时段会产生实物档案，很难及时准确地收集到所需档案。此外，并没有相关规定要求形成单位主动向档案部门移交其实物档案，这无疑又为保证档案的齐全和完整增加了一份难度。
2、保管的空间局限性
实物档案多种多样的载体不仅给档案分类带来不便，而且严重威胁到档案库房的保管空间。一件实物档案小可以是一枚徽章，大则可以是一幅牌匾，相对于我国现有的档案库房而言，这些实物档案所需的空间大大超出了普通库房的承受能力。随着越来越多的实物档案被征集进馆，保存空间的拮据必将影响到整个保管工作的开展。
3、备份困难
为了便于用户的利用，无论是纸质档案、声像档案还是电子档案通常情况下在保存档案原件的同时，相关部门还保留有一定的档案备份件，而对于实物档案制作备份却有所不便：一方面，要逼真地再现档案原件，在档案的外形、色彩、工艺等方面对复制技术的要求较高，复制难度较大；另一方面，复制件所占的空间将增大对档案保管环境的压力。因此，实物档案的实体备份并不能有效地解决档案长期保存的问题。
4、保管技术不成熟
实物档案的载体形态各异，材料多样，大小不一，其载体可由玻璃、金属、布料、塑料等多种材料构成，并且载体上的信息内容有镀金、油漆、墨汁等多种表现形式。上述各类材料要求不同的保存环境和保管方式，同一类别的载体也可能由于信息表现手法的不同而在保管要求上各有侧重。而现今对纸质档案的保管技术显然不适合或不能满足各种样式的实物档案的保管需要，保管技术的不成熟成为制约实物档案保管工作发展的一个瓶颈。
二、加强实物档案保管工作的几项措施
在明确实物档案保管特点的基础上，应采取相应的手段和措施对已有的实物档案进行妥善有效的保管，笔者认为可以从以下几方面着手：
1、加快相应的规范和体制建设，构建实物档案保管的标准体系
依据现代化的工作流程理念，要切实加强实物档案的保管必须做到规范先行，以明确的管理和操作规定统一各职能部门的相关工作，夯实整个保管工作基础。从现阶段实物档案保管的实际来看，首先，必须完善收集标准规范。由于实物档案概念外延的模糊性，近几年来档案馆和博物馆都将实物档案视为己有并不同程度地加大了收集的力度，导致一些档案馆盲目地扩大馆藏，给保管工作带来极大的负担。对此，有必要以标准和规范的形式明确实物档案的收集范围，在兼顾馆藏和保管条件的前提下，做到“有档可归、有档不归”，立足现有资源最高效率地维护实物档案的完整与安全。
其次，加强实物档案保管技术规范的建立。在理论研究的基础上尽快建立保护技术的相关标准是指导目前实物档案保护工作的关键。载体的特性决定实物档案的保护不能再沿用纸质档案的技术方法，不同的载体材料对保管环境和条件的要求不尽相同，实物档案载体本身的多样性无疑加大了相关技术标准制定的难度，并在事实上已成为档案工作者当前面临的亟待解决的一个重要问题。
2、对实物档案进行科学分类及合理鉴定
由于实物档案载体材料繁杂且形态大小不一，给档案管理带来诸多不便。为使保管工作尽可能合理，应着重做好以下两方面的工作：
第一、对实物档案进行科学分类。分类的标准多种多样，可根据归档单位、档案反映的信息内容等将其分为不同的类别，但从延长档案寿命的角度而言，将同一载体材料的档案归为一类较为合理，这也是在档案部门实际管理中较为普遍的分类方法。
第二、对实物档案进行准确合理的鉴定。对于实物档案的鉴定必须密切结合档案产生的背景环境，从内容和载体两方面入手进行评价。不同价值层次的档案可按照永久或长期保存、暂时保存、销毁等不同方式进行处理，以确保馆藏档案的质量。特别是对于一些价值不高、体形较大的档案必须坚决予以销毁。从某种程度上讲，加强档案的鉴定也是提高实物档案保管效率的一个重要途径。
3、加强实物档案保护技术的研究
实物档案信息内容完全依附于载体而存在，特别是一些经雕刻、铸造等工艺处理的奖杯、牌匾等，其信息更是由载体的变化而表现出来。由此可见，保护实物档案的重点应定位在载体保护上，而要延长载体的寿命其保护技术的成熟与否是起决定性作用的关键之所在。首先，要注重实物档案日常保存环境的研究。档案在进馆后绝大部分时间都储存在库房中，周围环境的温湿度、光照强度和清洁度等都会对档案的寿命产生重大的影响，如库房湿度、虫霉等对实物档案载体特别是某些木质档案影响显著。为此，合理准确地控制保管环境仍是档案日常维护的核心工作，也是确保档案得以长期保存的根本条件。
其次，必须特别关注实物档案展览时的技术保护。实物档案直观鲜活的外部特征使得它在各种展览中频频出现，高频率的展览对档案本身将造成不同程度的损伤，并且在实物运输过程中也极有可能导致档案的毁坏，这些都需要在利用过程中采取相应的保护措施加以防范。
再次，应加强实物档案修复技术的研究。大多数被接收进馆的实物档案都具有较高的历史价值，其中部分档案载体本身就是价值的最鲜活体现。若实物档案遭到破坏，很可能由于其制成材料或制作工艺等方面的原因造成档案载体修复的困难，进而致使档案信息难以还原。因此，档案保护工作者还必须深入研究实物档案各类载体制成材料及相关制作技术，有针对性地开展档案修复工作。
4、强化相关人员的保护意识，提高保管人员的业务素质
由档案工作人员和利用者共同构成的主体一直以来都是左右档案安全保管的根本性因素，对档案的“生死存亡”起着决定性的主导作用，当然实物档案的保管也不例外。为此，首先有必要强化相关人员的保护意识。它要求档案工作人员在对档案进行日常维护和操作处理的过程中时刻注意对实物本身的保护，严格遵守相关的制度规范和操作流程，不得随意或擅自对档案进行违规或不正当的处置。此外，特别值得一提的是，无论是在何种利用场合，主办方都必须在提供利用之前对用户进行必要的保护知识教育，尽可能减少在实物档案参展或外借过程中由于人为因素造成的碰伤、丢失等事故的发生。其次，作为一名合格的档案工作者，在精通业务知识的同时，还必须熟悉与档案相关的历史、文化等背景知识。就实物档案的保管而言，这点显得更为重要。对各实物档案所反映和展现的历史事实和相关背景的掌握不仅是档案保管工作的实际需要，更是确认档案保存价值的必要条件。换句话说，了解和掌握档案的产生环境和所反映的历史等背景知识已成为实物档案保管工作中必备的一项重要内容。
参考文献：
1、段振强： 《为实物档案定个位》，《北京档案》2006年第1期。
2、王世强：《谈谈实物档案的管理》，《兰台世界》 1998年第3期。
3、南献德：《反“实物档案”论》，《中国档案》1997年第9期。
档案与实物的关系 篇6
一、地震遗址实物档案建立的必要性
“汶川5·12特大地震”是中国近百年来在人口较为密集的山区所发生的破坏性最强、受灾面积最广、救灾难度最大、灾后重建最为困难的一次强震灾害。汶川大地震留下了许多典型的有科学研究和科普教育价值的地震遗址实物档案。灾难过后, 如何保护汶川地震典型遗址, 如何选择合适地点建立集地震地质研究、科普教育和灾难纪念为一体的地震遗址实物档案, 这对探索地震地质规律和纪念遇难者、警示后人, 以及提高公众的防灾减灾意识都具有重要的现实和历史意义。笔者认为, 这将至少有以下四个方面的价值。一是科学研究价值。在此次地震中, 造成的各种断层、滑坡体, 砖混、框架不同建筑结构的受损状况, 对于地震学、抗震建筑设计、生命救助等方面的研究具有非常高的科学研究价值。二是思想教育价值。尽管这次灾害带给我们的伤害是巨大的, 但在自然巨灾面前, 所体现出的在困难面前不低头, 在挫折面前不退缩的抗震救灾精神以及我们中华民族团结一心、共克时艰的意志和社会主义制度的优越性, 必将给后人带来极大的教育价值。三是参观旅游价值。可以通过建立遗址实物档案, 把地震当天的情形保存起来, 让参观者够能够感受到建筑物倒塌、倾斜, 桥梁被拦腰折断, 地震破裂带从城内穿过, 泄洪后的唐家山堰塞湖等震撼人心的现场回放。通过地震遗址实物档案, 让更多人了解地震知识, 提高人与自然抗衡的能力, 展示地震遗址丰富的科学与文化内涵。四是完善实物档案价值。我国目前已经建成的一些地震遗址实物档案, 由于种种原因, 受到不同程度的损害。如唐山地震后, 由于受当时历史条件和国家财力、物力、科技水平等影响, 很多非常宝贵的遗址、实物在后来的重建中被当作废墟处理。考虑到这些因素, 更要把整个地震遗址实物档案的建立纳入灾后重建当中, 充分考虑其价值, 有步骤、分时节做好地震遗址实物档案的建立。
二、地震遗址实物档案建立的规范
自地震发生以来, 各地政府纷纷建立地震遗址实物档案, 吸引游客。如重灾区青川县红光乡东河口村、坍塌的彭州市小鱼洞大桥等均已被开辟为地震遗址实物档案。但如果各地都建、什么都建, 必将造成遗址实物档案的滥建, 使财力不能集中使用, 保障不能全力以赴, 为以后的保护、利用埋下隐患。为此, 四川省内各地政府应破除地方利益之争, 避免地方政府为了短期利益蛮干, 服从全省的统一安排, 搞好地震遗址实物档案建立的规范, 避免浪费不可再生的宝贵资源。须具体做好以下几项工作。一是遗址规划要好。目前, 由四川省地震局牵头组织的国家“5·12”地震遗址实物档案保护建设专家组, 对地震遗址原貌保存现状进行了实地考察。对具体遗址保护工程实施以前, 如何最大限度地保存遗址原貌, 提出了要建立以破坏最严重、几乎囊括了地震和地震次生灾害全部特征的北川县城为重点, 建立地震遗址实物档案保护的主体。并以北川为中心, 点线面结合发挥出其他遗址实物档案 (比如青川的堰塞湖群, 什邡化工厂的工业遗址等等) 集群的综合效益。这既符合实物档案管理的原则, 也符合当地的现状。二是建设要突出重点。在建设地震遗址实物档案方面, 应在精而不在多。汶川大地震涉及面极广, 如果在每个受灾地都建, 既浪费也没有必要。四川应选取最具有代表性、最能吸引人、最利于开发的地方, 建立地震遗址实物档案。从宏观的角度来看, 四川应建立一个全国性乃至全球性的, 集地震科考、学术研究、珍贵地震实物展出等为一体的汶川地震遗址实物档案馆。三是实物收集要全。地震遗址实物档案不仅包括在地震中形成的特有的地震景观建筑等, 还包括地震中遗留的实物。如在绵竹市汉旺镇, 东汽厂区内扭曲的汉旺火车站铁轨、出轨的列车、钟楼时钟的指针定格在14点28分这些极具震撼性的实物。它们都是地震留给我们的非常宝贵的遗产, 它记录下的悲惨一页既是珍贵的, 也是不可复制的。为此, 各地需要协调配合, 把类似的资料尽可能多地收集齐, 保管好。四是方式手段要多样。想要完全保持遗址遗迹震后瞬间的状态是不现实的, 震后原貌会随时间推移而产生自然变化, 这些变化是不会以人的意志为转移的。为此, 在典型地震遗址实物档案保护工作的前期, 可采用数字化手段, 利用摄影摄像、三维激光扫描、三维建模等技术, 对典型地震遗址实物档案进行数字化动态保护。这样既可为我国地震科学研究和社会的各种需求提供数字化的、可视性的声像制品, 又可使广大的地震科研人员和全社会的其他人员, 不需要亲赴震中区现场, 就可以直观地观察到各种地震景观, 从而进行各种深入的研究。甚至在必要时可建立相关数据库或数字档案馆。五是建设标准要高。四川的地震遗址独一无二, 四川有着全国人民的关心和帮助, 有着得天独厚的地理优势, 有着名满天下的旅游景点。为此, 在建设地震遗址时, 不仅要借鉴丽江、唐山的成功做法, 同时要弥补以前地震遗址建造时由于种种原因而造成的遗憾, 要着眼建成“国宝级”国家重点文物保护单位。
三、地震遗址实物档案保护的实施
自特大地震发生以来, 世界各地的游客纷纷而至。据统计, 去年春节黄金周期间, 四川六个重灾市 (州) 共接待游客712.96万人次, 同比增长12.6%, 但在我们考虑旅游收入的同时, 一定不要忘记地震遗址实物档案的特殊性, 要对遗址实物档案实行保护。一要防倾斜和倒塌。地震遗址实物档案保护工程的实施, 将是一个长期动态的过程。目前, 四川地震遗址实物档案保护工程的初步规划已上报国家有关部门等待进一步审批。但在具体工程实施前, 要尽量保存地震遗址的原貌, 做好防倾斜和倒塌等临时性保护措施是当务之急。唐山地震中由于这方面工作没有做好, 致使河北理工大学 (原河北矿冶学院) 图书馆楼地震遗址实物档案整个建筑物已经向南严重倾斜。二要防风化。对于地震断层而形成的陡坎、干沟等地震遗址, 很容易受到风雨侵蚀, 长期的侵蚀将使地震遗址的表层一点点脱落, 极有可能出现风化成堆现象, 逐渐失去本来面貌。为此, 有必要采取盖风雨棚和挖排水沟等措施进行保护。三是做好周边地质的综合整治。对于北川县城, 最大的威胁来自地震次生灾害。2008年9月24日暴雨引发大规模泥石流, 将北川遗址中的老城区几乎全部淹没。这件事情给我们敲响了警钟。泥石流事件使得北川新城区遗址实物档案保护工作变得更紧迫, 要将地震遗址长期保留, 必须尽快对周边地质灾害进行综合整治。四是防止人为损毁。游客素质参差不齐, 会造成有意或无意的损坏。因此, 应针对典型地震遗址实物档案的具体状况, 考虑不同的展示要求, 必要时可采用修建展示棚或展示场的方式, 对其进行长期保护。五是完善法律机制。地震遗址实物档案的保护, 应依据《档案法》、《文物保护法》等相关法律法规, 从根本上为地震遗址实物档案的保护提供法律依据和保障。同时, 针对地震遗址的特殊性, 应制定和修改具有法律效力的地震遗址专项管理条例。政府应在出台保护法律法规的同时, 建立相应的管理保护机构和管理制度, 明确管理职责, 确保地震遗址实物档案不被破坏。有规划地保护地震遗址实物档案, 让举世震惊的汶川地震成为永不褪色的历史记忆, 为人类与社会的发展提供科学依据。
参考文献
[1]魏宏.保存地震遗址的必要性[EB/OL].中国新闻网, 2009-03-09.
档案与实物的关系 篇7
1 大数据背景下的档案管理特点
1.1 大数据时代的特点
现在互联网上浏览的任何页面, 都会留下一定的痕迹, 而大数据不仅在浏览记录中留下你的信息, 还包括你所看的网页, 都会被大数据所收集。由于现在是信息时代的天下, 因此各种新的互联网产业也是聚集出现, 提到大数据, 就不得不说到数据的容量。由于互联网上存有的数据越来越多, 而大数据不仅要将这些数据收纳在内, 还要有更大的空间冗余继续发展变大。而在传输的方式上有多种模式, 上传的内容上也是各种各样, 不会是单纯的文字内容, 更多的是视频、语音等内容。其特点首先就是大, 大到一种难以想象的地步, 其次就是信息种类的多样化, 最后就是传输速度快, 虽然这些便利可以轻易看见, 但也存在一定的问题。
1.2 数字化档案管理的应运而生
大数据时代, 在信息化技术飞速发展的影响下, 档案信息逐渐向着数字化的方向发展, 数字化档案管理也因此得以产生。与传统档案管理相比, 数字化档案管理是一种在高速宽带网络上运行的、可以实现跨数据库检索的、具有含量数字化信息资源的库群, 能够针对具有保存价值的文本、图片、影像等多媒体信息进行收集, 通过数字化加工存储, 形成相应的档案文献。数字化档案管理系统的本质, 可以看作是对数字信息进行存储的数据库, 可以利用数字技术进行信息资源的组织管理和存储, 用户能够通过连接网络的终端设备, 随时随地获取信息服务。伴随着计算机技术、互联网技术以及数据库技术等的飞速发展, 信息存储方式也在不断变革, 相比较传统的纸质载体和胶片载体, 在存储同等数量信息的前提下, 电子存储设备的价格更加低廉, 而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有着更好的优势, 也因此推动了数字化档案管理的发展。对于企业及相关部门而言, 在实物、声像档案中实现数字化管理, 应该算是企业档案管理发展的一种必然趋势。
2 传统实物、声像档案管理面临的问题及挑战
大数据背景下, 档案信息化工作将会面临巨大挑战。大数据有5 V特点 (IBM提出) :Volume (大量) 、Velocity (高速) 、Variety (多样) 、Value (价值) 、Veracity (真实性) 。同样, 馆 (室) 藏数字档案也具有以下特点。一是数据类型复杂。馆藏数字档案包括文本、音频、图像、视频等多种形式。二是存储容量大。现在大型企业档案馆 (室) 藏量已由GB向TB、PB发展。
随着企事业单位信息化建设的不断推进, 在产生大量需归档的电子文件的同时, 也给档案开发利用带来了新的问题:如何在海量数据中利用档案资源, 如何在海量数据中抽取和挖掘有用的信息和知识, 如何在海量数据中快捷自动地进行档案资源二次开发并提供利用, 这些问题将是数字档案馆建设过程中比较突出的矛盾。
3 大数据时代实物、声像档案数字化管理策略
档案的管理首先就是方便被检索, 而现在随着数字化时代的到来, 几乎所有的信息都可以被编码成一堆数字信息, 不仅可以储存, 还可以发送, 在这种应用背景下, 只需要开发相应的管理软件, 就可以将信息进行很好的管理, 实时地进行还原, 就数字化的完成的情况来看, 可以有以下几种方式来录入。
3.1 数字化采集
任何数据的转换都离不开采样, 编码, 发送这几个最基础的步骤。数字化的采集更是简单, 以传感器为采集口, 将所扫描到的信息直接发送到接受端, 进行管理, 而那些照片, 多一道步骤就是进行分解处理, 由于照片等独特的处理模块, 就注定了信息的采集要慢一步, 但所有的视频图像信息都要被编码成数字信息, 进而在整理采集到的信息, 最后把档案存到被检索的那端。
3.2 数字化处理
在将信息的采集做好之后, 便迎来了信息的处理工作, 都知道机器语言的单一性, 不可能使它像人一样自我识别信息, 而二进制机器语言使它唯一认可的语言, 因此, 需要将所有采集好的文本。图片、语音, 做出数字化处理, 方便机器接受。并且在完成处理之后, 还需要对这些采集的信息做出编码标记, 由于所有的信息都被编码成数字, 同一数字有千万种可能的数据意思, 这就需要做出数据的编码, 但编码也要根据关键字词来进行处理, 还有一项工作注意的是, 编码工作的巨大与枯燥性, 需要编码人员细致耐心的工作态度, 这就要求档案管理的工作人员将自身的素质提升, 可以适当的参加一定的培训, 以此来增进自身的业务能力, 这样就为日后的检索人员提供了极大的帮助。
3.3 数据库建设
资源的高度共享是大数据时代档案管理的显著特征。为了提高服务质量, 在实物、声像档案的数字化管理中, 应该构建完善的在线数据库, 做好档案的整理和分类。以声像档案为例, 结合其特点, 可以分为图片、音频和视频三种不同的类型, 通过合理分类, 可以提高管理与检索的效率。同时, 档案分析人员应该结合本单位的特点来完成数据库的建设。例如, 在企业档案管理中, 结合企业经营管理的实际需求, 可以利用检索查询方式将在线数据库分为专题专项信息数据库、时间信息数据库、项目工程建设信息数据库, 而为了进一步提升数据库的使用价值, 在对在线数据库进行建设时, 必须结合实际情况, 采取针对性的措施, 严格依照相应的档案管理标准, 确保资源的有效共享。另外, 考虑到实物、声像档案的特殊性, 即使转化为数字化档案, 仍然需要占据大量的存储空间, 需要不断进行系统升级。对此, 可以构建在线档案, 减少对存储空间的占用。
4 大数据背景下档案利用实践
在过去的几年内, 国内相关公司将数据挖掘管理系统应用到相关的网络管理中, 特别是数据管理系统的使用, 给相关企业带来了很大的便利, 在应用这项技术之后, 就发现了该数据挖掘管理系统的优势, 在查找上领先于很多的以前的数据管理系统, 并且具有以下的几点管理优势。
就应用数据管理的企业报告反馈中, 最大的优势就是想将数据挖掘与语音识别技术相结合, 不再以传统的文字索引来查找数据, 仅仅应用语音便可得到相应的数据, 这给文献检索提供了极大的便利。其次就是增加了大致语意索引, 在输入相关关键字之后, 便可索引出一大篇有关内容, 不用再像传统数据一样, 可能索引出不相关的文献, 此技术就避免很多麻烦, 给索引带来了更多的方便。然后就是档案的同一归档, 不仅可以在本地区查询本地区的相关文档, 还可以跨地区查询, 特别是当前落后的西北地区, 查询档案还是根据以前的方式, 不仅需要很大的功夫, 还需要更多的时间, 而在应用此技术之后, 可以瞬时查询发达地区的相关文献, 省下很多的功夫。紧接着就是视频音频档案的查找, 要知道每一份视频音频档案的查询是不容易的, 需要挨个打开查看是否是想要查找的内容, 而在使用该技术之后, 通过分类工作人员的编码, 编为文本档案, 这样的查询就方便多了, 再加上关键字的索引, 可以瞬时查到需要的内容。最后就是档案的归类, 由于系统已经处于自动编码, 将编码的内容转化为相关文字, 再档案持续更新的情况下, 仍然可以保持原有档案的不变, 还在编码的效率上也比传统的数据管理有很大的进步。
5 结语
不管怎样, 新的数据时代到来给传统的档案管理弥补了不足之处, 还进一步的推动了档案管理的步伐, 朝着一个新的管理模式迈进, 大数据信息的全面触及档案管理, 给纸质档案管理带来了很大的影响, 特别是档案的检索, 从简单的手工查询, 到方便的数据索引, 都是大数据的优势, 而档案的工作人员也需要提升自我管理职能, 将新的大数据管理做好。
参考文献
[1]仲亚红.数字时代声像档案管理策略[J].管理观察, 2016 (1) :69-70.
浅谈企业实物档案的管理 篇8
关键词：企业,实物档案,档案管理
作为一个大型的国有企业在施工生产、科研、党政管理、外事和其他各项活动中, 直接产生了大量的具有保存价值的历史记录, 记录的形式包括文字、声像和实物。实物档案是反映企业业绩、社会声誉、商务诚信的凭证性载体, 是企业无形资产的重要组成部分。特别是在工程投标、施工生产、科研等生产活动发挥着巨大作用, 有着其他形式的档案不可替代的地位。因此各层单位为独享荣誉资源常这些实物档案存放在本部门或个人手中。档案部门对这项工作应该予以足够的重视, 要有计划、有目的、有选择地收集、整理、特别是一些反映企业历史及各项重要活动的、代表性强的实物, 进行集中管理, 资源共享。制定本单位的《实物档案实施办法》, 明确实物档案的收集范围, 建立科学的管理办法。下面就如何做好实物档案的收集、管理工作, 作一些实际性的探讨。
1 实物档案的收集
实物档案主要包括本企业在生产、经营和各项重大活动中获得和形成的、具有保存和利用价值的奖品、印章、字画、产品等实物。因此档案人员要根据实物重要程度、收藏价值的高低、能够稽考哪个时期什么活动的情况、确定物档案的收集范围, 注重收集方法。
1.1 收集范围
企业实物档案的收集范围及分类在档案分类中是一项新的类目, 应该包括什么内容范围?如何进一步细分子目录?通过什么途径进行收集?有应该如何编研利用?根据我公司的实际情况并调查了兄弟企业的做法, 企业实物档案的收集范围及分类大致可分为:
1.1.1 企业荣誉证书材料。
荣誉档案是企业在进行党政管理、生产经营、科研、外事、工团等工作活动中直接形成的, 它是记录企业发展成绩历史见证。其收集范围为以本公司名义参加各项活动中获得的奖状、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物。主要包括文明单位称号、国际国内500强企业称号、重合同守信用称号、银行AAA信用证书。因单位做出重大业绩而获得国家级、省部级优质工程奖、鲁班奖奖等证书、文件。
1.1.2 党和国家领导人、上级领导、知名人士的题词、书画、及党
和国家领导人、外国领导人、地方领导人、社会知名人士视察、访问本企业、施工现场等形成的材料, 国内外有关本企业的重要报道材料。
1.1.3 兄弟单位、国内外友人等赠送的珍贵礼品、纪念品。
1.1.4 本企业的科研成果证书及奖牌等。
1.1.5 其他有保存价值的物品。
1.2 收集方法
综合档案室的工作人员要以高度的责任感和使命感, 采取定期收集和随时收集相结合的方法, 确保重要实物档案的安全归档。
1.2.1 加强对实物档案收集的宣传。
对于实物档案的收集, 档案馆要制订宣传计划, 印制宣传资料, 面向企业每一个员工作广泛的宣传, 让所有人了解征集实物档案的重要性和必要性, 从而增强全员实物档案意识, 动员企业全体员工的积极支持和参与实物档案的建设工作。
1.2.2 建立实物档案收集网络, 完善收集程序, 细化收集手续。
档案馆要与各子分公司、各部门、处室、专 (兼) 职档案员建立信息网络, 特别是对重要的、专业性强的奖牌及证书的信息要与承办部门、承办人及办公室用印人员积极沟通, 及时关注全部信息生成点, 要充分利用现代化的信息渠道, 及时了解公司工作动态, 掌握各种获奖、赠送等活动的时间、地点、内容、程序的要素, 以便有的放矢, 齐全完整地收集的各类实物档案。做好有关信息登记和实物的平时收集归档, 对收集到的实物档案并定期向档案馆移交, 并应附上实物档案的文字说明, 移交时开列清单、完备手续。
1.2.3 企业档案部门应定期收集企业所属部门、子、分公司形成
的实物档案目录、重要信用档案信息, 加强对本企业系统实物档案的监管。制定本级机关各部门归档制度, 对下属单位实物档案归档及时和齐全的, 给予适当的表扬并在使用上给予优先。
1.2.4 完善实物档案收集责任制, 落实收集措施, 建立奖惩制度。
由档案馆牵头, 各子、分公司各部门配合, 建立健全责任体系和制度, 制订相应的收集措施。
2 实物档案的管理
2.1 建立实物档案的专题目录。
在坚持企业档案分类的原则, 不打乱原归档分类, 编号、存放位置的前提下, 建立实物档案专题目录并注明与原档案分类的关联对应关系, 以方便检索查找。实物档案的档号一般应采取“年度号+分类号+件号”来表示, 一个具体实物作为一个保管单位整理编号。实物档案件号的编排, 一般应按照档案部门接收实物档案的先后顺序编写流水号, 如果实物档案上有确切的日期, 应按照实物档案自身形成时间的顺序编写流水号, 以方便实物档案的查找和排放。
2.2 注重实物档案与文字档案的有机结合。
由于实物档案比文书档案更直观、更形象, 一定程度上是文书档案的延伸和完善, 所以把与实物档案相关的文书档案作为归档目录的一个重要内容、做到使实物档案与文字档案的有机结合是非常必要的。这样可使实物档案与文书档案相互印证, 更能体现企业活动的真实性和档案收集的完整性、系统性。
2.3 充分发挥实物档案的优势, 做好对实物档案的开发利用工作。
由于实物档案的直观性和形象性的特点, 更好的展现实物档案的优势和魅力, 进一步做好实物档案的开发利用工作, 各单位要建立本单位的荣誉室或陈列室, 在陈列室里排列开放式橱柜 (一般为推拉式玻璃门) , 存放实物档案, 以发挥实物档案的教育和展示功能。荣誉室要向关系单位和来访人员开放, 作为接待来访人员的第一站, 必要时可以将实物拍成图片做成光盘向来访人员赠送以便宣传本企业, 扩大本单位的知名度。
2.4 为便于信用档案的提供利用, 档案部门要开辟企业信用档
加强高校实物档案收集工作的思考 篇9
一、高校实物档案的收集范围
高校要重点收集对本校发展有重大意义, 有利于提高本校的社会地位, 具有查考保存利用价值的实物, 具体来说, 高校实物档案的收集范围主要包括:
1.奖品类。主要包括学校在各种活动中获得的证书、奖状、奖杯、奖牌等。
2.印信类。主要包括学校及各下属部门因机构变更或撤销、合并而停止使用的印章, 如钢印、铜印、胶印、木印及重要领导行使某种职权并已经停止使用的个人印章。
3.名人字画类。主要包括各级领导及社会知名人士为学校所作的题词和画作。
4.礼品类。主要包括学校与国、内外学校在校际交往中收受的各种礼品及纪念品, 还有知名校友、国际友人赠送的礼品。
5.证徽类。主要包括学校不同时期的工作证、校徽、校牌、校匾等。
二、高校实物档案收集工作存在的主要问题
目前高校在实物档案收集工作中还存在一定的问题, 主要如下:
1.规章制度不健全。很多高校还没有出台相应的实物档案管理办法, 即使出台了, 也过于笼统, 可操作性不强, 大多流于形式, 成为一纸空文, 实物档案仍然游离在档案部门之外, 未能实现集中统一管理。
2.重视程度不够。一是档案人员对于实物档案重视不够, 未能及时催收, 导致实物档案的流失。二是实物档案的形成单位不重视。实物档案的产生单位多样, 校内各个部门, 各二级学院都是实物档案的产生单位, 一些部门认为实物档案特别是奖品类实物是本部门工作成绩的体现, 由自己保管不光有自豪感、荣誉感, 还方便利用, 不愿意主动交到档案室。
3.收集过杂, 过细。一些高校为了丰富馆藏, 盲目追求实物档案的数量, 对于实物档案的收集不加鉴别, 良莠不分, 有物必收”, 造成藏品过滥, 过细, 出现“玉石不分, 鱼龙混杂”现象。
三、加强高校实物档案收集工作的措施
1.完善规章制度。各高校应根据本校实际情况制定切实可行的实物档案管理办法, 明确实物档案的收集范围、归档时间、保管期限、整理规范、移交方法等。加强高校之间的交流学习, 取长补短。
2.注重特色档案的收集。每个高校都有自己的办学特色, 在收集实物档案时要注重对特色档案的收集, 突出个性。如我校的大学生数学建模竞赛做得有声有色, 获奖数量及质量均居广西高校首位, 档案室就非常注意收集有关数模竞赛的证书、奖状、奖杯, 形成了我校的一大特色。在收集时, 要做到定期收集与随时收集相结合, 档案人员要积极主动关注学校的重大事件, 对所形成的有保存价值的实物档案及时跟踪收集, 以免流失。
3.加强宣传。一方面是加强对档案法律法规的宣传, 提高本校工作人员依法移交实物档案的意识。另一方面档案人员要充分利用陈列室、校园网络等广泛宣传已归档的实物档案, 让职能部门感到将实物档案移交到档案室, 不是对自己成绩的埋没, 而是为了更好地宣传, 从而提高归档的积极性。
4.定立激励约束制度。各高校应出台相关考核、惩奖措施, 实行责任追究制度, 将实物档案的收集工作纳入各部门职责范围和岗位责任制, 把收集工作的好坏作为考核档案人员工作好坏的标准之一。
摘要：本文介绍了高校实物档案的收集范围, 针对高校实物档案收集工作中存在的一些问题进行了探讨, 提出了具体的改进措施。
关键词：高校,实物档案,收集
参考文献
①林慕婵.高校实物档案的电子化管理.办公自动化, 2010, 06.
②钟燕玲.浅谈如何做好实物档案的管理.行政管理.
浅谈高校实物档案的科学管理 篇10
一、高校实物档案的收集范围
(一) 奖品类。主要包括学校在各种活动中获得的证书、奖状、奖杯、奖牌等。 (二) 印章类。主要包括学校及各下属部门因机构变更或撤销、合并而停止使用的公章, 如钢印、铜印、胶印、木印及重要领导行使某种职权并已经停止使用的个人印章。 (三) 名人字画类。主要包括各级领导及社会知名人士为学校所作的贺信、题词和画作。 (四) 礼品纪念品类。主要包括学校在对外交往中收受的各种礼品和纪念品, 还有各界人士赠送的礼品, 学校大型活动中产生的纪念品和礼品等。 (五) 证徽类。主要包括学校不同时期的工作证、校徽、校牌、校匾等。 (六) 其他类。其他能够反映学校发展的有保存价值的实物等。
二、当前高校实物档案管理存在的问题
(一) 规章制度不健全。
很多高校还没有出台相应的实物档案管理办法, 即使出台了, 也过于笼统, 可操作性不强, 大多流于形式, 成为一纸空文, 实物档案仍然游离在档案部门之外, 未能实现集中统一管理。
(二) 思想认识不够, 归档意识淡薄。
由于许多单位的部门和个人缺乏对实物档案归档重要性的认识, 档案人员对实物档案的“概念”认识不清, 没有正确理解实物档案的收藏范围, 致使许多有价值的实物档案散落各处甚至丢失、损毁, 严重影响实物档案的收集。
(三) 缺乏足够的重视与保护。
一直以来, 由于制度不健全、宣传不到位等原因, 致使有些实物档案还未归档, 存放于各部门办公室内, 长期无人过问, 未能像文书、会计等其他门类档案那样引起人们足够的重视, 加之实物档案没有统一装具, 致使这些档案发生霉变、鼠咬、虫蛀、字体脱落甚至丢失现象, 严重影响实物档案的利用。
(四) 工作人员循规蹈矩, 创新意识不强。
受习惯思维的影响, 档案工作人员仅仅习惯埋头苦干, 平时只是做一些常规的整理、接待查阅等工作。对如何利用高科技管理档案、提高服务效率方面没有明确的措施, 没有创新意识, 管理方式落后, 效率低下。有的档案工作人员对库房中实物档案的基本情况一无所知, 既没有科学的实物档案存放方式, 也没有既快速又简捷的查找实物档案的方式。
(五) 开发利用不足。
档案的利用工作是档案生命价值和根本目的所在。然而, 许多高校长期以来重“藏”轻“用”, 对实物档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏认识, 加之管理工作的方式和手段落后, 以及存在担心利用者损坏实物档案的心理, 造成实物档案的历史记录性、凭证性、教育性等功能日益萎缩, 利用率不高。
三、加强实物档案管理工作的几项措施
(一) 完善规章制度。
各高校应根据本校实际情况制定切实可行的实物档案管理办法, 明确实物档案的收集范围、归档时间、保管期限、整理规范、移交方法、借阅销毁等相关管理制度, 以标准和规范的形式明确规定统一各职能部门的相关工作, 加强实物档案保管技术规范的建立。
(二) 加强宣传力度。
一方面主动向单位干部职工加强对档案法律法规的宣传, 提高本校工作人员依法移交实物档案的意识。另一方面, 档案管理人员要充分发挥自己的主观能动性, 经常给领导提供档案工作的建议和思路, 当好领导的参谋和助手, 使领导更加重视档案工作, 以促进档案工作的蓬勃发展。
(三) 提高档案工作者业务技能, 强化相关人员的保护意识。
首先, 在档案利用过程中, 档案工作者既是整个利用过程的引导者, 也是确保档案安全利用的督导者。所以, 作为一名合格的档案工作者, 要不断培育良好的职业情操, 锻造过硬的业务技能, 同时还要熟悉与档案相关的文化历史等背景知识, 这点对于实物档案的保管而言尤为重要。其次, 强化相关人员的保护意识。这就要求对相关人员进行档案安全利用的宣传和教育, 将档案保护意识合理融入档案的价值论中。在使用实物档案过程中, 要严格遵守相关的制度规范和操作流程, 不得随意或擅自对档案进行违规或不正当的处置。
(四) 加强开发与利用。
