精细化工作标准流程,有效发挥办公室职能作用（共9篇）
篇1：精细化工作标准流程,有效发挥办公室职能作用
精细化工作标准流程，有效发挥职能作用
办公室是公司的基本管理单位，直接为公司领导和各部室服务，同时也承担对外公关接待服务职能，其职能主要体现为参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等五个方面。其工作特点大致可以概括原则性强、服务性强、突发性强、内容繁琐。办公室承担的职能、工作内容的繁琐性和工作性质的服务性决定必须进行科学化精细化管理，这是提高办公室管理工作整体效率的必由之路，办公室工作精细化管理当从工作流程、岗位职责、绩效考核、规章制度、保障手段和人员素质等方面着手，运用科学理论和方法指导和推动工作实践。
一、指导思想
以科学发展观为指导，按照“重在持续、重在提升、重在统筹”的要求，以“精心办文、悉心办会、细心办事、热心待人”为重点实施精细化管理。充分发挥办公室当参谋、抓协调、督落实、办实事的工作职能，把“精、准、细、严”的要求落实到各个工作流程、各个岗位的职责要求和每个员工的行为规范，实现工作到岗、责任到人，为促进公司发展发挥好参谋助手作用。
二、工作目标
围绕三个服务，即“服务领导、服务部室、服务员工”，通过实施精细化管理，培育“高效廉洁、求真务实”的工作作风，把各项工作程序化、精细化、规范化，努力实现“思想有明显提高、作风有明显转变、纪律有明显增强、工作有明显突破、形象有明显改善”的目标。
（一）办文办会规范严谨
按照有关规定，切实做好公司和办公室的各类会议和活动的承办工作。主要包括提出会议方案、会议主题、会议讲话、会议文件等相关材料，落实参会人员、车辆安排、食宿安排、会议物资、安全保卫等相关工作，做好会场布置、会中服务、讲话整理、会议纪要、会议确定的工作任务和会议精神的督查落实等工作。
责任人：行政秘书 接待秘书
（二）调查研究广泛深入
紧紧围绕上级有关会议精神和文件要求，充分发挥办公室的职能作用，切实加强调查研究，为领导决策提供全面准确的信息和切实可行的意见建议，做到参谋不掺和、到位不越位，力争办公室服务水平有大的提高。
责任人：办公室主任 副主任
（三）督导检查有力有效
1．紧贴公司各项工作部署开展督查。对领导决策事项进行专项督查；对工作中存在的突出问题，特别是部室和员工反映强烈的热点、难点问题，组织专门力量跟踪督查；对 目标任务完成情况及时督查、定期向公司领导上报目标任务进度情况。
2．公司工作部署的开展情况、办公室领导交办事项的办理情况、工作动态和重大问题等信息反馈要做到及时、全面、准确。
3．充分发挥公司办公室承上启下、协调左右的优势，积极运用明察暗访、回访核查等形式提高督查工作实效，做到事事有着落、件件有回音。
责任人：督查专工
（四）文秘工作精益求精
1．在起草公司公文和领导讲话材料、修改部门起草的公文等文稿过程中，要严把政策关、数据关、文字关、格式关、校对关。
2.加强公文审签传递管理，实行统一进口、内部送签、统一出口的工作流程。以公司名义发文，先由各部门起草初稿，然后呈送部室负责人审查是否发文，确需发文的签署审核意见转文牍秘书审核后，呈送对口领导审签，审签后转文书处理，形成公文后，统一内部下发或上传。
3.严格按照有关规定，切实做好来文分类登记、传递等工作，努力提高公文运转时效。来文统一由文书按有关规定处理，并按领导阅批意见及时办理。文电传递要登记时间和接收人员，切实提高传递效率。4.在规定时限内妥善处理文件、材料的起草、督办、送审、印发等相关工作。
5.加强各类档案的分类、登记、管理、立卷、归档等工作，确保档案查阅方便和安全。
6.按照有关规定和要求，牢固树立保密意识，切实做好保密工作。加强印章管理，确保印章安全。
责任人：文牍秘书，文书。
（五）值班接待周密细致
1．严格按照值班制度进行值班。进一步提高对重大突发事件的快速反应能力，在第一时间迅速报送事件发生情况，并密切跟踪事态的发展，及时报送处置措施、处置结果等情况。严格责任追究制度，对迟报、漏报、瞒报重大信息的，要追究有关人员的责任。
2．接待活动要按照“文明周到、精细管理、丰俭适度”的原则，统一制定包括来客住宿房间、陪同领导、日程安排、用餐地点等为主要内容的接待方案、服务指南，对落实人员、迎送礼节、礼品赠送、参观考察、新闻报道等每一环节都要进行精细化、规范化，提升接待水平。
责任人：行政秘书 接待秘书
（六）后勤保障安全周密
1．公司办公室小车班所辖车辆实行统一管理，实行定点维修、保养；严格执行出车登记制度和车辆下班入库制度。2．严格车辆调度制度，要保障及时出车、主动参与值班，禁止公车私用。
3．及时做好公车的维护、保养，保证车况运行良好；驾驶员身体状况保持良好，出车期间严禁饮酒、严禁疲劳驾驶，确保行驶安全。
4．严格实行油耗和里程登记，提倡节油节能。5．切实抓好公司办公楼的安全保卫工作，严格执行值班制度。
6．强化办公楼的清洁卫生管理，实行楼内卫生区域包干制度；禁止在楼内喧哗，提倡文明办公。
7．加强办公楼各类设施管理和维护，节约用水用电。责任人：综合班班长
三、时间要求
1、梳理制度标准——4月30日前完成
2、精细化工作流程——5月31日前完成
3、部室内部工作总结会评——6月30日前完成
4、征求汇总各部室意见——7月31日前完成
5、根据意见反馈整改，进一步优化工作流程 提高管理效率——本年底前完成
四、保障措施
（一）健全规章制度。健全完善办公室工作的岗责体系，制定详细的工作职能、办事规程、岗位职责和考评办法，形 成具体的岗位细则，使各个岗位的工作人员都能够严格按照管理标准和工作规范，优质高效地完成本职工作，形成“人人争当先进、个个争创一流、事事优质服务”的良好局面。
（二）加强综合协调。强化沟通与协作，形成上下左右内外一盘棋。对外，要主动加强与市政府办公室、市有关部门的协调、联系与沟通，理顺方方面面的关系，合力推进工作。对内，要按照“快节奏、大容量、高质量”的总体工作要求，保持与时俱进、奋发有为的精神状态，牢固树立“顾大局，识大体”的思想，加强团结，密切协作，在工作中既分工负责，又通力合作，相互补台，相互体谅，营造和谐、干事的良好氛围，确保各项工作协调、有序开展；要注重行为规范，时刻维护公司及公司办公室集体的形象和荣誉。
（三）提高个人素养。办公室工作人员要自觉加强政治学习和业务学习，努力提高综合素质。自觉地在思想上、行动上与党中央保持高度一致，与公司保持高度一致，不该说的不说，不该问的不问，决不能不负责任地乱议论；要始终保持良好的精神状态，工作雷厉风行，对上级安排的工作，要高质量地完成；对份内的工作要高效率地完成，对领导交办的其他工作要高标准地完成；要把握好角色定位，主动当好配角，做好幕后工作，勇于付出，甘于奉献，善于团结同志共同做好工作，切实做到“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献、特别能忍耐”。
（四）建立办公室各项工作的活动台账。详细记录每个月的工作业绩，不定期通报工作情况，开展专题督查活动，根据日常工作情况作为评先的重要内容。
篇2：精细化工作标准流程,有效发挥办公室职能作用
一、发挥承上启下作用，争取领导重视支持的同时，通过各职能部门严格把好保密工作第一关。
办公室是一个综合管理部门，在承担保密管理工作中，既要对本单位领导和上级保密主管部门负责，又要承担对属下企业和各职能部室保密工作负具体的管理和指导之责，承上启下很多工作具体要落到办公室主任身上。围绕这个职能，我主要做好几项工作：一是积极主动、及时向主管领导汇报保密工作的同时，注重从抓好保密的基础管理、日常工作管理、保密队伍建设和保密制度建立健全，以及在保密工作更好地为经济发展和改革服务上真正抓出成效，用实际工作和成效取得领导对这项工作的重视和支持。二是注重加强与机关各职能部室的协调沟通，把保密工作首先落实在各职能环节上，如在密级公文和资料的印发，会议材料的管理，电子计算机、复印机、传真机等现代办公设备的使用，及对外宣传报道等方面，首先由各职能部门负责人严格把好保密工作第一关，并注意在日常工作的跟进和检查。三是加强对属下企业保密工作检查督促的指导，做好日常工作部署跟进的同时，定期或不定期有重点地及时抓好新组建，或在改革转制中机构人员变动较大的企业保密档案工作的全面检查和具体工作指导，保证保密工作的相应跟上。由于取得各级领导的重视，在集团公司转制，相当一批企业进行重组，企业解困工作十分繁重，管理人员面临不断精简的情况下，各级保密组织及时得到建立健全，保密工作队伍相应比较稳定，保密设施在力所能及的条件下不断有所改善，保密工作在集团公司领导和属下各单位的重视支持下得到较好的落实。如集团公司召开重要会议或研究重大事项、领导反复强调要做好保密工作；机关转制人员大幅精简时，保密工作人员没有削弱，而且相对稳定；在前两年集团公司机关搬迁新办公楼，公司研究安排各部室办公位置时，主要领导首先考虑和确定保密档案室的位置，优先保证所需的面积，并多次督促施工人员要按保密要求做好保密档案室的装修。
二、发挥办公室综合部门的职能作用，将保密工作贯穿在经济和改革等各项工作的开展中。
篇3：精细化工作标准流程,有效发挥办公室职能作用
一、围绕“一个中心”, 全面开展办公室工作
办公室的一切工作必须以紧紧围绕牡丹江分局党委、上级检察机关及本院工作大局这一中心为切入点、结合点和着力点, 坚决地贯彻, 快速地推动落实和执行。
首先要按照办公室的工作职能, 上至领导下至每位工作人员都必须树立强烈的政治意识、大局意识、服务意识, 站在全局、长远和战略的高度来思考问题、谋化和办理每一项工作。把问题想得更透、工作做得更细、任务完成得更圆满、更美好。
其次要按照“工作协调讲程序、行动协调讲规矩、关系协调讲大局、矛盾协调讲团结”的原则, 统筹兼顾, 切实做好横向和纵向两个层面的综合协调工作。即:横向协调要发挥“抓总牵头”的作用, 着力提升统筹兼顾的协调能力。加强与单位、部门的沟通与联系, 把各项工作安排好。纵向协调要发挥“上传下达”的作用, 着力提升统筹兼顾的协调能力。加强与上级检察院及分局党委、分局机关各部门、企业等企事业单位的联系, 对内多加强协调、对外多加强合作与交流。
二、强化“三项服务”, 充分发挥好办公室中枢作用
(一) 为领导服务, 要增强前瞻性和创造性。
对领导关心的重大问题要提前介入、提前研究, 切实做到想领导之未想、出领导之所谋;在大量日常性、被动性、程序性的工作中求主动, 让领导能够集中精力抓大事、谋发展, 充分发挥好参谋和助手作用。
(二) 为业务部门服务, 要增强针对性、协调性和实效性。
既通过办文、信息传递、办事等日常工作的高效运转, 及时传达党和政府以及上级检察机关的工作部署, 使党的方针政策和国家的法律法令及上级检察机关的指示精神得以迅速地贯彻落实。主动帮助业务部门解决工作中存在的困难和问题, 充分发挥好上传下达、办文办事、协调督办、信息反馈的枢纽作用。
(三) 为全体检察干警服务。
要着力提高办事效率和服务质量, 尽心尽力为检察干警办实事、解难事、做好事。对待每一位检察干警都要热情接待、服务周到, 达到每位检察干警办事而来、满意而归的标准水平, 为全体干警营造良好的工作环境, 充分发挥好后勤保障作用。
三、抓住“五个重点”, 全力做好基础性工作
(一) 文稿起草要精。
文稿质量是衡量一个机关工作水平的重要尺度。在公文起草上, 必须紧扣检察工作的实际, 紧跟时代的节拍, 紧贴领导的思维, 力求有思想、有新意, 与领导思想“合拍共振”。
(二) 公文处理要细。
在公文处理上, 必须严把“四关”。即:政策法律关、时间效益关、文字错误关和校对审核关, 力求政策法律清楚、主题突出、观点明确、格式规范、逻辑严谨、及时准确。
(三) 信息调研要准。
信息调研重在辅政治议检察。一是按照“前瞻性、针对性、真实性、科学性、时效性”的要求做好工作, 针对全县经济社会稳定和检察工作中出现的新情况、新问题, 准确把握重点、触及热点、攻克难点、反映亮点、披露缺点, 确保辅政治议检察参到点子上、谋在关键处, 充分体现出以文辅政治议检察的宗旨。二是要坚持“及时快捷、全面准确、观点明确、分析透彻、喜忧兼报”的原则做好信息调研工作。同时, 要进一步完善信息调研工作队伍网络, 扩大和夯实信息调研工作基础, 形成多方联动、人人动笔、信息畅通的新局面。
(四) 督办检查要严。
督办检查重在务求实效, 要紧紧抓住关系全局的重大问题、检察干警和人民群众关心的热点问题、领导交办的重要事项等。做到即交即办、急事不缓、特事特办、全程跟踪、限时办结, 确保件件有着落, 事事有结果。
(五) 后勤保障要全。
后勤保障工作讲求高效有序。要按照“全天候、无缝隙、零遗漏”的标准, 从大处着眼、从小事着手, 周密安排每个实施步骤, 统筹考虑各个关联要素, 善始善终做好应急事件、会务办理、公务接待、车辆调度、信息传递、经费保障、财务文印、档案管理等事务性工作。
围绕“一个中心”, 强化“三项”服务, 抓住“五个重点”, 发挥职能作用, 努力提升检察院办公室的工作水平, 更好地为本单位各项工作提供服务。
摘要：检察院办公室作为检察机关的综合协调部门, 是承上启下、联系各方的枢纽, 担负着后勤保障及维持机关正常运转的重大职责, 虽不直接参与办案, 却与实现各项检察职能有着密切的联系。真正发挥办公室的参谋助手、桥梁纽带、综合协调、管理指导、后期保障等职能, 对于促进本单位各项工作的开展将起着非常重要的作用。本文粗浅地探讨了检察院办公室的工作内容与方法。
关键词：检察院办公室,职能作用,服务水平
参考文献
[1]李文生, 姚剑.当前基层检察院办公室工作探析[J].法制与经济 (上旬刊) , 2008 (11) .
[2]陈娟.检察机关党建工作如何做到以人为本[J].中共贵州省委党校学报, 2009 (05) .
篇4：精细化工作标准流程,有效发挥办公室职能作用
一、明确高校办公室工作的作用和职能
江泽民同志曾在全国党委秘书长座谈会上指出，办公厅要发挥好三个作用：一是参谋助手作用，二是督促检查作用；三是协调综合作用，江泽民的讲话具有普适性，给全国高校办公室的职能和作用的重新定位指明了方向，因而高校办公室的现代职能也应向这三个方面看齐。
(一)参谋助手职能。由于高校领导者已逐渐由经验决策向民主决策、科学决策发展，对高校办公室参与政务职能的发挥提出了越来越高的要求。在此情况下，高校办公室应尽快实现从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变，主动帮领导出思路、想办法，协助领导抓大事，真正成为学校领导民主决策、科学决策的智囊团。具体而言，办公室的参谋助手职能主要表现如下：1、要树立全局观念，紧紧围绕学校教学、科研两个“中心”，广泛收集、综合校内动态信息以及兄弟院校先进的工作思路和做法，及时提供给校领导参考，并积极参与教学、科研工作规划和重大改革方案的制定。2、善于发现新问题，并结合校领导科学决策的需要和本校实际情况，作出合理的分析和归纳，提出针对性、宏观性、综合性和前瞻性都比较强的建设性思路，供校领导决策时参考。3、密切关注校内外各种热点问题，跟踪追击，及时提供可资领导采纳的意见和建议。
参谋职能发挥得如何，是衡量一个办公室是否从事务堆中解脱出来，改变了传统的运作模式，具有较高工作水平和管理效能的一个重要标志。因此，办公室工作应紧紧围绕学校中心工作和校领导关注的问题，主动做好信息、调研、协调和督查工作，为校领导决策提供参考依据。
(二)督促检查职能。督查工作就其实质来说，是实施决策、落实批示的一项后续保证手段，也是办公室的一项重要工作内容。办公室督促检查应该以上级和学校的重大决策和重要工作部署为重点，对领导批示和交办事项进行专项查办并抓住师生员工反映强烈的问题，主动查办。督促检查职能具有重要意义，领导目标的实现和计划的完成，关键在于落实上，而要做到这一点，就必须运用督促检查这一手段来有效地推动下属不折不扣地完成任务，提高决策的执行效率。此外，通过检查督办可以直接深入到实际工作的主要环节和重点方面，发现正在出现或可能出现的问题，并及时加以纠正；通过检查督办还可以从实际中获得大量准确的信息。反过来又为决策提供真实可靠的依据，从而提高决策的科学化水平。
(三)综合协调职能。综合协调是指调整各方面的利益关系，步调一致地实现目标的活动。作为高校管理中枢的办公室来说，综合协调功能是办公室最普通的职能。协调工作多种多样，有文件的协调，会议的协调，领导事务的协调，等等。由于工作的关系、人员思想的不同，在繁杂的行政中必然会出现很多矛盾，需要协调，通过协调促进双方相互了解、缓解或化解矛盾。因此，协调是高校办公室工作中不可缺少的重要职能，特别是在当前高校体制改革进行过程中，由于各方面的矛盾与问题越来越多，充分发挥办公室的综合协调作用，是提高高校整体效益的基本要求。
二、清醒认识当前高校办公室工作存在的问题
但由于各方面的原因，我国当前的高校办公室工作却不尽人意，和我国目前高等教育的飞速发展的要求还存在着很大的差距，具体而言，我国高校办公室工作在以下几个方面存在着亟待解决的问题。
(一)队伍整体素质有待提高。办公室工作要讲求高效率，这是现代化社会发展的客观要求。工作效率包括两个方面的内容：一是办事速度；二是办事质量。只有在保证办事质量的前提下，加快工作速度，才是真正的高效率。工作人员只有具备过硬的政治素质，熟练的业务能力，扎实的工作作风，才能满足工作的要求。据调查，高校办公室人员大多数是从机关干部、辅导员、教师、教辅中选调，或是直接留用本校毕业生，绝大部分属于半路出家，且学历、经历各不相同，水平参差不齐，缺乏专业训练，过多依赖于传统的经验式管理，尤其是一些同志利用现代化技术手段不够积极主动，办事办文效率有待提高。
(二)作用不到位。办公室作为学校的一个综合办事机构，承担着参谋、检查和协调的综合功能，但在实际工作中，更多的则侧重于一些事务性工作，停留在处理日常琐碎事务的低水平状态，枢纽协调、参谋助手作用被淹没，因而办公室工作并没有起到应有的效用。
(三)没有一整套健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，管理上比较混乱。由于没有一套健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，往往造成管理上的无序和混乱，经常出现工作重复、政出多门等现象。
三、积极提高高校办公室管理水平
针对上述问题，高校办公室如何不断适应客观要求，改进内部管理，提高整体工作水平，在高效优质地为领导决策服务，保证教学、科研等方面正常运转，积极主动地发挥参谋职能，是一个需要认真思考和在实践中不断探讨的课题。
(一)加强制度建设，规范各项工作
实践证明，任何高水平的管理，都必须有科学的制度为先导。办公室工作涉及面广、头绪多，若没有一套健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，就容易造成管理上的无序和混乱，出现工作失误。因此，加强办公室制度建设，把办公室工作纳入规范化、程序化、科学化轨道，是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。一是要继续完善公文处理、会议组织、信访接待、督查催办、工作例会、公章管理等常规制度的建设，使办公室常规工作程序化、固定化。二是要建立岗位目标管理责任制度。把办公室的工作进行科学分类，定量分解，量化指标，使各项工作都有明确的时、空、质、量的要求，并分解到每个科室，落实到每个人头。同时，要进行严格考评，以评促建，保证办公室各项工作目标明确，责任到位，落到实处，取得实效。同时，根据新形势和新任务，要适度超前，敢于创新，结合高校自身实际，积极探索建立新的制度，以促进学校的改革、发展和稳定。
(二)加强队伍建设，提高人员素质
高校办公室管理的主体是人，服务的对象也是人，因此办公室工作人员的素质，直接决定着办公室的管理水平和工作效率。为此，建设一支政治上靠得住、工作上有本事、作风上过得硬的高素质的高校办公室领导班子，组建合理、精干的人员组合，提高工作人员的整体素质，是新时期做好办公室工作的前提条件。
1、提高政治和道德素质。高校是培养社会主义建设者和接班人的主要阵地，这决定了办公室人员特别是领导班子成
员必须具备有较高的思想政治水平、较强的政治洞察力和政治敏锐性，方能在大是大非问题上坚定立场，在事关全局的问题上头脑清醒，抵御各种风险，应对各种复杂局面，经受各种考验。因此，办公室人员必须努力加强政治理论学习，不断提高理论政策水平，以避免出现政策性错误。
2、提升业务素质。高校办公室工作的性质和特点，决定了办公室工作人员必须具备“万金油”的本领。要了解国内外高校先进的管理经验、办学信息、办学条件与进展情况，具备较强的实际工作能力，具有使用现代办公设备和娴熟的文字及口头表达能力等等。只有具备扎实的基本功，才能在实际工作中特别是在偶发性或突发性事件中，运筹帷幄，立于不败之地。实践证明，办公室人员的知识面越广，经验越丰富，工作能力就会越强。
(三)转变思想观念，增强服务意识
学校办公室不是权力机关，而是服务机构；不是一般的办事机构，而是学校的中枢神经，起着其他部门不可替代的重要作用。办公室工作的性质决定了它是一个服务的部门，它本身不能脱离服务对象而独立存在，它的一切工作都是围绕服务工作展开的。
1、为领导服务。当好领导的参谋和助手，较好的办法就是要进行换位思考，站在领导的立场和角度思考问题，充分发挥主观能动性，提高工作的前瞻性和预见性。为此，办公室工作就要变被动服务为主动服务。因而在工作中，要勤于观察、思考，工于分析、综合，善于总结、提炼；密切关注国家改革发展的新形势、新动向和教育教学改革的新举措、新经验，敏锐地把握新形势对学校生存和发展的影响；自觉地围绕学校中心工作和领导所思所想所求，认真调研，超前为领导决策收集信息、设计方案，提出深思熟虑的参谋意见，为领导提供高质量的服务，真正成为领导的左膀右臂。在为领导决策提供服务时，还要摆正自身位置，服从领导安排。要确定恰当的参与方式，参政但不代政，更不能本末倒置、越俎代庖、越权行事。在实际工作中，尤其要注意防止和克服只参与不参谋的现象。
2、为师生服务。办公室为师生员工服务时，除了通过不同渠道向广大师生员工传达学校有关文件精神和政策、做好信息的上报下达外，尤其要做好师生员工来信、来访以及督促检查等各项工作。在接待来访或接听电话时，工作人员态度要热情、诚恳、友善，不要表现出不耐烦的言行，认真听取意见，能办的事及时办，一时不能办的事，耐心解释清楚。要充分认识到自己为全体师生员工服务的，要以立党为公、执政为民、服务为本为指导原则，在服务工作中，要有甘当“绿叶”和“小草”的精神，要始终将广大师生员工的根本利益放在首位，要想师生之所想，急师生之所急，努力为广大师生员工排忧解难，树立良好的公仆形象。
篇5：精细化工作标准流程,有效发挥办公室职能作用
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“国之废兴，在于政事；政事得失，由乎辅佐”。自古以来，人们都十分重视辅佐政务工作。办公室是一个单位运转的中枢和核心机构，职责涵盖方方面面，但其中当以参政议政、出谋划策为最。从一定意义上说，办公室参谋助手作用发挥得好不好，充分不充分，领导是否满意，是检验办公室工作水平高低的重要标志。作为一个单位的办公室，必须积极主动地适应新形势，紧紧围绕中心工作，努力为领导决策提供优质高效服务。
一、突出调查研究，提高服务决策的质量
没有调查研究就没有发言权，没有调查研究就没有决策权。调查研究工作是成事之基，谋事之道，是办公室发挥参谋助手作用的重要手段。办公室调研力量的强弱，调研水平的高低，调研成果的优劣，在一定程度上影响领导的决策水平。因此，作为办公室全体同志，应当把调查研究作为自己必须练就的基本功，积极参与谋划，广泛收集信息，在吃透上情的同时，切实吃透下情，努力为领导决策提供翔实、准确的依据。一是增强服务决策的意识。从地位上讲，办公室具有从属性，是具体的办事机构，但地位的从属性不等于工作的被动性。办公室同志要学会从繁杂的事务性服务中摆脱出来，学会超前思考问题，学会“关起门来当书记”，无论是信息调研、综合协调，还是督促检查，都要做到不仅想领导之所想，而且要想领导所未想，由慢半拍变为抢先一步，积极、主动、超前搞好决策服务。注重引导秘书人员，想大事，懂全局，研究问题，分析问题，并通过语言建议、材料谋划、文字参政，把“秀才”、“谋士”的积极性充分调动起来，帮助领导想主意、出点子、提建议，供领导去选主意、断主意、作决策，从而让领导站得高、看得远，客观公正地选出切实可行的好主意。与此同时，还要求办公室同志认真研究上级的方针政策，对应上级工作，估测本级领导工作思路和工作安排的发展变化，当好“事前诸葛”，做到见事早、行动快，在领导部署前谋事，在领导决策前划策，制订好预案，满足领导决策需要。二是突出服务决策的重点。作为党委的综合办事机构，办公室承担着综合、协调、参谋、督办、服务等工作职责，是机关的信息中心、参谋中心、服务中心。但是说到底，一切的工作都是围绕决策服务的。在工作实践中，要努力推进决策的科学化、民主化，提高决策参谋水平，最重要的就是紧扣党委的中心工作，紧扣经济社会发展中的热点、难点、重点，深度透彻地分析问题，并有针对性地提出解决问题的建议，形成有深度、有分量、对推动全局工作有参考价值的调研报告，为领导决策提供依据。三是拓宽服务决策的渠道。办公室要做好参谋，当好助手，关键是要跟得紧，切实围绕党委的中心工作；抓得准，准确把握领导意图和决策思路；用得上，制定的预案，提出的建议要参到点子上，谋到要害处。特别是在新知识、新信息不断涌现的当今社会，信息量很大，但是由于领导负责的工作千头万绪，很难有专门时间和精力来研究学习这些新的知识，这就需要智囊和助手来帮助收集整理，当好耳目，把听到的、看到的、想到的各种情况和信息，及时、准确地向党委报告，及早引起决策层的警觉和重视。为此，作为办公室必须广辟渠道，收集方方面面资料，提供大量信息，供领导在决策中参考。
二、强化跟踪落实，提高服务决策的成效
江总书记指出：“决策的制定和实施方案的部署，事情还只是进行了一半，还有更重要的一半就是要确保决策和部署的贯彻落实。”为党委制定决策服务和抓好决策落实服务，是党委办公室工作的两个重要环节，两者相辅相成，缺一不可。一是创新落实机制。没有创新就没有进步。面对服务决策中出现的许多新情况、新问题和新任务，党委办公室绝不能仅仅作为“留声机”、“传话筒”，必须适应党委的工作要求，适应形势的发展需要，不断创新思维方式和工作方式。二是全力抓好协调。党委办公室是党委的中枢，这一特殊的地位决定了抓好部门之间的协调配合，形成工作合力是办公室的一项重要职责，是办公室为党委服务的重要手段，也是协助党委班子成员抓好决策落实的工作方式。在协调过程中，作为党委办公室的工作人员，必须坚持摆正位置，明确责任，交流情况，及时沟通，牢固树立协助党委抓落实的意识，引导部门、单位之间增强全局观念，做到部门利益服从整体利益，局部利益服从大局利益，眼前利益服从长远利益，形成心往一处想、计往一处谋、劲往一处使的良好局面。三是搞好跟踪督查。党委的重要工作部署是一个有机的整体，它的贯彻执行过程本身就是一个区分不同阶段、不同层次的循序渐进的动态过程，这就决定了办公室服务决策
的督查工作不可能一次完成，必须围绕重要工作部署实施的过程，实行跟踪督查，做到循序渐进，步步推进，直到决策真正贯彻落实到位。作为办公室的人员，必须认真履行督察督办职能，具有捅“马蜂窝”的勇气，不当老好人，不怕得罪人，敢于借助领导的权威和“上方宝剑”，大胆揭露不落实的问题，大胆揭露妨碍决策的问题，确保党委决策的全面贯彻落实；对落实中遇到的问题，应及时向领导提出建议，以期消除矛盾，解决问题，完善决策。
三、加强队伍建设，提高服务决策的能力
实践证明：不论干什么工作，人的因素是第一位的。没有一支高素质的秘书队伍，就不可能取得一流的工作业绩，就不可能提高为决策服务的能力。通俗地说，秘书队伍要能文能武、能粗能细、能汇报能调查。同时，办公室作为参谋部、信息部，如果作用发挥得不好，势必影响全局。出不好点子就当不好参谋，出馊点子会贻误工作；信息反映失真或不及时，就会影响领导决策，难以指导工作。办公室在选人用人上要慎之又慎，应该坚持做到不仅重文凭，更重水平；不仅重理论，更重实践；不仅重调查，更重研究。一是要做到政治上坚定。政治强是党委办公室同志的修身之道、谋事之基、成事之本。江总书记反复强调，领导干部要讲政治。这个要求，也同样适合于在领导身边工作的办公室人员。从一定意义上说，政治素质的高低，是鉴定一个秘书人员是否合格的重要标志。发挥好参谋助手，搞好决策服务，必然要求秘书人员保持清醒的政治头脑，善于从政治上把握方向，善于从政治上观察和处理问题，善于从政治上统揽自身工作。作为党委办公室的秘书必须要做到忠诚于党的事业，在政治上、思想上、行动上同党中央保持高度一致，树立正确的人生观、价值观，献策不决策、服从不盲从、用权不越权。二是要做到业务上精通。办公室工作是一项全局性、业务性很强的工作，工作人员不仅要有良好的政治思想素质，还要有搞好本职工作的过硬本领。要在办公室工作中，提倡干一行、爱一行、学一行、专一行，使每个同志都能成为本职工作的行家里手，要不断加强综合能力的锻炼培养，不断拓宽自己的知识面，力求做到业精技强，一专多能，能够胜任各种急、难、重的工作。三是要做到作风上过硬。办公室工作任务繁重、庞杂，经常加班加点，几乎没有节假日，不分上下班，因此，树立起求真务实、顽强拼搏、埋头苦干的工作作风，是秘书人员应具备的基本素质之一。如果不能严格要求自己，约束自己，甚至借领导的影响谋取私利，不仅有损自身形象，更会影响领导在群众中的威信。因此，必须经常教育办公室同志要立志做大事，不要立志做大官，勤勤恳恳，兢兢业业，不计名利，不讲价钱，无私奉献，甘当无名英雄。
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三、加强队伍建设，提高服务决策的能力
实践证明：不论干什么工作，人的因素是第一位的。没有一支高素质的秘书队伍，就不可能取得一流的工作业绩，就不可能提高为决策服务的能力。通俗地说，秘书队伍要能文能武、能粗能细、能汇报能调查。同时，办公室作为参谋部、信息部，如果作用发挥得不好，势必影响全局。出不好点子就当不好参谋，出馊点子会贻误工作；信息反映失真或不及时，就会影响领导决策，难以指导工作。办公室在选人用人上要慎之又慎，应该坚持做到不仅重文凭，更重水平；不仅重理论，更重实践；不仅重调查，更重研究。一是要做到政治上坚定。政治强是党委办公室同志的修身之道、谋事之基、成事之本。江总书记反复强调，领导干部要讲政治。这个要求，也同样适合于在领导身边工作的办公室人员。从一定意义上说，政治素质的高低，是鉴定一个秘书人员是否合格的重要标志。发挥好参谋助手，搞好决策服务，必然要求秘书人员保持清醒的政治头脑，善于从政治上把握方向，善于从政治上观察和处理问题，善于从政治上统揽自身工作。作为党委办公室的秘书必须要做到忠诚于党的事业，在政治上、思想上、行动上同党中央保持高度一致，树立正确的人生观、价值观，献策不决策、服从不盲从、用权不越权。二是要做到业务上精通。办公室工作是一项全局性、业务性很强的工作，工作人员不仅要有良好的政治思想素质，还要有搞好本职工作的过硬本领。要在办公室工作中，提倡干一行、爱一行、学一行、专一行，使每个同志都能成为本职工作的行家里手，要不断加强综合能力的锻炼培养，不断拓宽自己的知识面，力求做到业精技强，一专多能，能够胜任各种急、难、重的工作。三是要做到作风上过硬。办公室工作任务繁重、庞杂，经常加班加点，几乎没有节假日，不分上下班，因此，树立起求真务实、顽强拼搏、埋头苦干的工作作风，是秘书人员应具备的基本素质之一。如果不能严格要求自己，约束自己，甚至借领导的影响谋取私利，不仅有损自身形象，更会影响领导在群众中的威信。因此，必须经常教育办公室同志要立志做大事，不要立志做大官，勤勤恳恳，兢兢业业，不计名利，不讲价钱，无私奉献，甘当无名英雄。
篇6：如何更好发挥办公室职能作用
政府工作落实关键要靠政府办公室，而办公室工作的好坏，在很大程度上取决于文秘人员。为此，作为一名办公室文秘人员必须牢固树立“办公室工作无小事”的理念，立足本职工作，不断提高自身素质，进一步强化服务意识，创新工作方法，努力在平凡的岗位上作出不平凡的业绩。
一要加强队伍建设。办公室作为代表县政府的“窗口”单位，每天接触前来办事的群众不尽其数，每天都要处理各种事务性工作，没有较高的政治素质和业务能力就难以胜任。因此，要突出学习这一主线，不断强化素质，每个人都要成为不断学习、不断提高的楷模。在做好各项日常工作的同时，妥善处理工作和学习的矛盾，充分利用一切零散时间进行“充电”，逐步形成与自身工作相适应的最佳知识结构和技能结构。重点抓好“四项学习”，即向书本学，向领导学，向同事学，向实践学。向书本学，就是要认真学习邓小平理论和“三个代表”重要思想以及法律、经济、写作等专业知识，不断增强政治觉悟和业务水平，夯实各项基本功。向领导学，就是利用好每一次跟随领导开会、视察的机会，向领导学习部署工作、协调关系的方法，多站在领导的角度进行换位思考，多想几个“为什么”、“怎么办”。向同事学，就是要做一个“有心人”，多向办公室有经验的同志请教，看看同样或类似问题人家是如何处理的，取人之长，补己之短。向实践学，就是要经常来一个“回头看”，“日三省吾身”，及时总结经验，查找不足，扬长避短，查漏补缺，对工作中做得不好、不到位的地方要深刻反省，深挖根源，加以改进，努力做到“不二过”，在实践中提高分析问题、解决问题的能力。
二要抓住中心工作。办公室工作千头万绪，纷繁复杂，应急性、突发性工作较多，为此，在工作中必须学会“弹钢琴”，能够分清重点和主次，统筹兼顾好各项工作，决不能“眉毛胡子一把抓”。一是起草各类公文。作为办公室人员几乎没有一天不和文字材料打交道，可以说，具备一定文字材料撰写功底，是文秘人员的安身立命之本。为撰写出高质量的文字材料，在熟知常用文体写作方法的基础上，关键要在吃透“两头”和中间上下功夫。即吃透上头，了解国家和省市的方针政策，能够较好把握上级政策和基层实际的结合点；吃透下头，熟知我县基本县情，了解基层工作的热点、难点问题；吃透中间，准确理解领导意图，对领导的工作思路、工作方法、工作特点吃得准，领悟深。如此，起草的文件和领导讲话，才能做到站位高、思路清，有的放矢，言之有物，充分体现出领导的特色，让领导满意放心。二是开展好调查研究。定期开展调查研究，为领导提供前瞻性的建议和意见，以此推动全县工作，这是办公室工作的最高境界。要敏锐地抓住影响我县发展的突出问题和领导关注的热点、难点问题，迅速深入基层了解情况开展调查，及时撰写出有情况、有分析、有建议的调研报告。同时，要把为领导服务延伸到为群众服务当中去，定期深入基层，准确掌握社情～，敢于讲真情，说实话，及时将群众的呼声、基层的要求反馈给县领导，并争取进入领导决策领域，变建议意见为政策文件。
三要转变服务理念。为领导、为基层、为群众搞好服务是办公室的重要工作职责。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、群众满意，是衡量办公室工作的根本标准。一是变被动服务为主动服务。“凡事预则立，不预则废”，办公室的工作具有一定的前瞻性，凡事要早考虑、早着手，不仅要想领导之所想，也要想领导之未想。不能满足于“领导让干什么，就干什么”，主动围绕重点工作深入调研，为领导提供决策参考。二是变单一服务为全面服务。办公室的服务必须注意服务的全面性，在事前、事中、事后都要服务到位，任何时候都不能缺位。在领导决策前要拿出可行方案，向领导提供决策建议；在执行过程中要加强督查和监督，督促工作的落实；工作完成以后，要及时将情况反馈给领导。三是变一般服务为优质服务。坚持以“服务”为天职，坚信“没有最好只有更好”，坚持高标准，精益求精，力求尽善尽美。既能使各项工作平衡开展，有条不紊；有能妥善应对各种复杂情况，波澜不惊。
篇7：浅析如何发挥办公室的职能作用
1 办公室管理的制度化
办公室管理的制度化, 是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度, 将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来, 把办公室人员的行为纳入管理规范之中, 使办公室的工作有章可循, 有法可依。工作水平的高低、工作质量的好坏一定要有一个统一规范的衡量机制。首先, 在建章立制上下功夫, 实行规范管理。一方面, 围绕制度的深度、广度、内涵提升做文章;另一方面, 在制度与制度的制和关联性上下功夫。我们先后建立健全了领导班子职责与分工细则、办公室主任会议议事规则和决策、岗位目标责任考核制度、值班制度、工作人员过错追究办法等。在制度制定时把握政策性和实效性, 多一些标准, 少一些概念, 多一些定量, 少一些定性, 将操作规则细化到每一项具体事务的处理上。大到小事任免、大事决策、经费核报, 小到外联接待、车辆调度、文件处理、值班安排等都有章可循, 每天的工作井然有序。其次, 努力寻求制度化管理与人情管理的契合点。极端的制度化预不可谈, 也不理想。各科室在大框架的统一下, 自身有很大的自主权, 无论是调研、督查工作, 还是信息工作, 都可根据实际创造性地开展。在平时的工作过程中, 我们注重尊重人、理解人入手, 经常用换位思考来衡量规章制度和合理性, 全力创造一种较好轻松的工作环境, 还另找到了一条以制度化管理体系为基本, 制度化与人情化管理互相促进, 彼此平衔的新路子。目前, 应着重抓好如下几项制度:岗位责任制。岗位责任制是机关工作的一项根本制度, 其实质是在明确办公室以及办公室各个科室的职责权限的基础上, 划分每个岗位的权责, 使办公室每一个人都各司其职, 各尽其能, 高质量、高效率地完成各自承担的任务, 从而有效地防止和克服相互推诿、扯皮、办事拖拉等现象。在制定岗位责任制时, 必须坚持以事定岗、以岗定人和精干效能的原则, 从办公室的工作需要出发, 凡工作任务重复的科室, 该并则并;凡一个人能干的工作, 就不分给两个人。同时, 坚持职权责一致的原则, 每个岗位都有相应的权力和责任, 每个岗位的权力、责任都要规定得全面、明确、具体, 能量化的尽可能量化, 以便考核。此外, 要制定严格的检查制度和相应的奖惩办法。对成绩优异者, 要给予升级或奖励;对一般合格者, 要鼓励其继续前进;对严重失职、渎职者, 则应根据情节轻重给予适当的惩处。只有这样, 才能防止和克服干多干少一个样、干好干坏差不多等不良现象。会议制度。会议是传达指示、研究问题、形成决策、部署工作、总结经验的一种重要形式和管理手段。研究会议管理规律、提高会议效率已成为当今一门新兴的专门学问, 是办公室管理科学化的重要内容。搞好会议管理必须着重解决如下两个问题:一是严格控制会议数量。如果无论大小事情都要通过开会决定, 会议将会泛滥成灾, 领导者的许多精力和时间也将消磨在茫茫“会海”之中。因此, 必须按照中央要求切实精简会议, 建立严格的会议审批制度, 可开可不开的会议一律不要开;能小会解决问题的就不要开大会;能短会解决问题的就不要开长会。二是提高会议质量和效率。必须开的会, 会前一定要有充分准备。注意开短会, 开高质量的会。同时, 严格会议纪律, 杜绝迟到早退现象。做到议而有决, 决而有行, 防止拖泥带水、会议结论模糊不清。
2 办公室管理的科学化
办公室管理的科学化有多方面的要求。就最基本的要求看, 主要是办公室自身的队伍建设和领导的重视和支持。首先要合理配置办公室内部机构。合理配置办公室内部机构是实现办公室管理科学化的重要前提和基础。如前所述, 办公室处于行政管理的中枢地位, 它不仅是综合办事机构, 而且是领导的参谋部, 具有办事、咨询、信息、服务等基本职能, 工作任务十分繁重。如果办公室内部机构不健全, 人员配备不齐全、不合理或者素质低下, 势必影响办公室管理功能的发挥。因此, 为了实现办公室管理的科学化, 首先必须合理地设置办公室的内部机构和配备工作人员, 使办公室有一支较高理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力的精干队伍, 以确保办公室各项工作的顺利开展。其次要切实加强办公室队伍的思想作风建设。办公室不应是“叽叽喳喳、婆婆妈妈”的场所, 办公室人员应该具有较好的思想素养。为此, 办公室必须抓好队伍的思想作风建设。第一, 办公室人员必须注重学习党的路线、方针和政策, 自觉地在思想上、政治上同党中央保持一致。在向上报告、对下发文、协调工作、答复问题时都要以党的政策为准绳, 做贯彻执行党的路线方针政策的模范。第二, 要有克己奉公、富于奉献的精神, 不图名、不为利, 甘当“铺路石”。要主动为领导服务, 为基层服务, 为职工、群众服务。第三, 发扬实事求是精神, 深入调查研究。要尽可能走出办公室, 深入到实际中去, 了解实际情况, 掌握最新动态, 向领导提供全面、准确、及时的信息。同时, 主动做好查办督办等工作。第四, 谦虚谨慎、热情待人, 从根本上杜绝“门难进、脸难看、事难办”现象的发生。无论是日常工作的处理还是内外来访的接待, 都要热情周到、文明礼貌, 切忌态度冷淡、盛气凌人。最后要注重业务素质的提高, 使办公室人员具有较宽的知识面和较强的工作能力。办公室的工作头绪多、内容杂、联系广、综合性强, 这必然要求办公室人员具有较宽的知识面, 能够了解马克思主义的基本原理以及管理学、法律学、高等教育学、逻辑学等学科的基础知识, 掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术, 努力做学识渊博、视野开阔的“通才”。同时, 具有较强的综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、社交能力和干练的办事能力等, 以适应办公室管理科学化的需要。
总之, 办公室人员需要有服务意识、参谋意识, 需要有创新精神、奉献精神, 需要处理好大局和局部的关系、内部和外部的关系, 要增强素质, 加强学习, 把办公室工作做得更好。
参考文献
篇8：如何有效发挥政工工作的职能作用
关键词：政工工作；现状；对策
政工工作作为我国国有企业所有工作中的一项工作，是企业管理工作中的重要组成部分。政工工作政治属性明确，是国有企业稳定发展的基石。随着我国当前社会的变更发展，人们各项思想处于快速发展状态，价值属性和取向都向着多元化的方向发展，在此种情况下，政工工作的职能效应没有得到有效的发挥，无法有效的提升企业的管理水平，而且，在这个过程中，国有企业一味的强调思想认识水平的提升，很有可能进一步激化当前本就比较脆弱的劳资矛盾。此外，随着我国经济社会建设水平的显著提升，国有企业的管理体制、经营体制都得到了稳步发展，因此，新形势下企业的政工工作也必须适应时代的发展，接受当前新环境下的挑战和变化，做出有效的改革，对政工工作的职能重新定位，并改革政工工作的方式，充分发挥政工工作的职能作用，使得企业能够平稳快速发展。
一、企业政工工作现状
在当前信息化时代的背景下，各媒体技术手段不断完善与丰富，这样情况的出现，一方面带给了企业政工工作的便利，另一方面又对企业政工工作的有效开展带来挑战与威胁。在社会环境的变革中，企业的思想政治工作既有积极面，也有消极面，如下，将对企业的思想政治工作现状进行一定的介绍。
（一）新媒体技术丰富了企业思想政治教育工作的方法和资源
在新形势下，由于新媒体技术的不断发展，其中拥有许多先进的技术，信息的传播渠道和传播方式更为有效，对于企业的思想政治教育工作带来了许多积极的影响，对于企业的思想政治教育工作的有效性有显著的帮助效果。一方面是丰富了企业的思想政治教育方法。在企业进行思想政治教育活动，目的是为了培养企业员工拥有正确的价值观和人生观，实现对员工的德育关怀。对于国有企业而言，借助新媒体进行员工的思想政治教育活动，对于员工的爱岗、敬业、奉献的高贵品质都有促进作用，提升企业整体的经营战略水平。另一方面是极大丰富了思想政治教育资源。在政工工作中引用更多的生活实例，对于思想政治教育活动的效果有重要的帮助。新媒体技术的发展，不仅丰富了思想政治教育素材的来源途径，而且有关的教育素材还能够经受住员工的查验，更具有说服力，提升思想政治教育活动的真实性和有效性，使企业的员工更深刻的记住有关的教育内容，使他们受到更有效的思想政治教育活动。
（二）思想政治工作开展形式和内容
当前，从全国范围来看，我国的企业开展思想政治教育工作的数量还是较多的，对国有企业的思想政治教育工作进行研究，我们不难发现在思想政治教育工作中，普遍存在着形式和内容上创新不足的现象。一方面是存在部分企业在进行思想政治教育活动时采取生搬硬套的情况。这主要体现在这些企业照搬一些国有企业的经验，在自身的思想政治教育活动中，不注重结合企业的实际情况进行创新，不对有关的思想政治教育的工作方针和任务进行有效的消化吸收并反映在实际的思想政治教育活动中，使得表面化的思想政治教育现状依然存在。另一方面是对于企业外部的环境变化以及企业内部职工思想动态的了解不足。在如今全球高度同步化的今天，经济实现了全球化，政治上仍然是多元化，而且当前我国的经济体制正在不断进行深化改革，对于国有企业而言，企业的思想政治工作进行过程中所面临的外部环境和条件更加复杂，对于企业的思想政治工作的难度有显著的提升。如果企业对于外部环境和世界以及企业内部职工思想认识不足，会给企业的长久发展带来严重的挑战和潜在威胁。
二、提升企业政治思想工作发挥职能作用的方法
（一）提高新媒体下思想政治教育参与者的媒体素养
对于国有企业而言，一般是企业规模庞大，员工数量群体分散但总数较大，对于这些企业的政治思想工作，一般由专门的员工进行负责。为了更好的提升新媒体时代企业政工工作的有效性，发挥政工工作应有的职能作用，应结合新形势下的新媒体技术，使广大的企业员工和企业思想政治教育者都树立起正确的媒体素养，积极传播有效的思想政治内容，促进新媒体时代国有企业员工的思想政治教育活动不断取得新的突破。
（二）改进企业政工工作的操作方法
在当前的时代，不论何种类型的企业单位，其竞争压力是广泛存在的，采用传统的政工工作中的教育形式来促进员工政治素养的提升，发挥政工工作职能作用效果不大。因此，为了更好的提升新形势下，企业思想政治工作有效发挥其职能作用，我们应及时转变陈旧的思想政治观念，努力适应新形势的变化，将思想政治工作的重点放在提升企业员工的工作实效性方面，企业及时掌握企业内员工的思想政治状态，从而采取有效的措施，制定出符合时代发展特征的思想政治教育体系，提升整个企业的思想政治教育工作开展的针对性和目的性。
三、总结
企业的政工工作对于企业的发展具有无可替代的作用，相关企业的负责人应重视政工工作的重要性，不断提升企业政工工作水平，发挥政工工作应有的职能作用，促进企业更好更快发展。
参考文献：
[1]于世平.浅析如何充分发挥政工工作的职能作用[J].科技资讯，2014，26：227.
[2]周瑞.试论煤矿企业如何发挥政工工作的作用[J].东方企业文化，2013，08：135-136.
篇9：浅谈如何发挥好办公室的职能作用
关键词：办公室,发挥,职能作用
办公室在单位中起到承上启下的作用,更是各个部门相互配合的关键组织,所以涉及的工作内容就比较广泛,一旦工作出现任何纰漏,都可能为单位造成巨大的损失。特别是随着单位的不断发展,办公室的工作内容会更加繁琐。而在这种高压力下,办公室如何让才能发挥出真正的作用?现从以下几个方面进行分析。
一、统筹兼顾,正确处理“三个关系”
由于办公室的工作量较大,经常有熬夜加班的情况发生,在这种高压环境中如何能做到头脑清晰,就需要处理好“三个关系”。
(一)处理好轻重平衡的关系。办公室所服务的对象是整个单位,包含上级领导和下级单位。对于这些关系,应该进行合理的协调工作,不仅要抓重点,同时也要兼顾一般,才能真正让单位工作协调发展。
(二)处理好上下级的关系。服务于上级领导时,不能盲目服从指示,而是在服从中发挥参谋的作用,但不越位处理。在下级员工中,不仅要按照领导的指示对其精神进行加强,也要树立正确的服务思想,并不断对其进行巩固。
(三)处理好中心工作和日常工作的关系。不管是中心工作还是日常工作都需要平衡处理,切不可偏袒哪一方,而是将工作进行统一,做到真正的两手抓。此外,在对工作计划进行制定时,根据自己的工作经验将可能发生的事情列入其中,并按顺序进行完成;工作有急缓、轻重之分,对于一些急、重的工作要将大部分精力投入其中,而比较轻的任务就可以较少的时间进行处理。
二、提升素质,努力做到“四勤”
在办公室工作,需要一个优秀的工作团队,团队中的员工需要对业务有较好的熟悉度和丰富的工作经验,从而真正发挥出办公室在单位的作用。所以,办公室人员要做到“四勤”,对自己的专业能力进行不断提升,提高业务能力。
(一)眼勤,勤于看。办公室需要面对的工作内容比较广泛,几乎每天都需要处理大量的文件材料,因此,办公室员工要像一个大型的资料库,在阅读资料后应该对其进行整理和分析,并从中找到新的观点和问题。根据对资料的分析,结合单位实际情况,对出现问题的进行分析,从各个方面掌握单位的情况,并提出相应措施。
(二)耳勤,善于听。办公室的主要工作就是辅助上级领导,而这种工作性质也决定了办公室工作的被动性。所以,办公室所需要处理的工作,往往都是上级领导下达的指示,并对领导的意图进行理解,然后传达给下级单位。那么,在听的过程中,就要学会听,听的同时还需要配合大脑的思考。
(三)脑勤,敏于思。毛主席曾说过,感觉到了东西,并不能立即理解它,而是理解后我们才能真正地感受它。办公室工作也是如此,根据已经掌握的情况,然后对相关的内容进行资料收集,并对这些资料进行科学的分析和整理,对物质的本质进行探索。这就要求办公室员工要勤于用脑,将已经整理好的资料进行再加工,对于一些坏的内容进行摒弃,吸取其精华,对有价值的内容进行提取。
(四)手勤,精于写。办公室员工经常要书写资料报告,扎实的文字底蕴也是办公室人员必备的能力。公文写作是一项严谨的工作,要求语言做到言之有理,言简意赅,清晰得当,内容更要严谨。因此,办公室员工应该定期对自己的写作水平进行提高,同时学习更多的专业业务和理论知识,在进行公文报告时,可以根据已经掌握的专业知识,对问题的分析更有深入性,提供的措施也具有可实施性。
三、提高效率,实现“三化”目标
要充分发挥办公室的职能作用,应该从三个方面着手,即:管理、协调和服务,不断提高办事质量和效率,努力实现“三化”目标。
(一)管理精细化。1.细化岗位分配。根据相关标准和要求,对办公室岗位制度进行完善,按照科学的方式对岗位进行分配,同时对员工进行合理的分工,根据个人能力和特点制定合适的任务。加强团队建设,形成属于办公室的人才团队,并对工作不断创新,提高工作效率。让员工充分了解自己的岗位职责,并制定详细的岗位制度和规范的内容,让员工在工作中能够更标准,同时通过对岗位的熟悉和了解,提升自己在岗位中的工作能力和效率。2.优化工作流程。借鉴相关管理理论,对工作程序进行简化,让工作环节更加清晰,让各个环节中的员工都可以充分认识到自己的责任。建立全面且科学的规章制度,明确岗位职责,什么可以做什么不可以做,员工心中应该有一把戒尺,按照一定的制度完成每天的工作,让工作变得程序化。3.建立考核制度。在岗位体系中,制定合理的奖惩制度,保证员工可以获得公平的对待,提高办公室员工的积极性。在制定考核制度时,应该将考核指标定量和定性结合,保证考核制度的实用性。办公室工作中还有一些不能量化的环节,比如办会、接待等等,可以对这些内容制定合理的目标来达到量化的效果。
(二)协调科学化。1.充分发挥桥梁纽带作用。通过协调,可以对上下级的工作进行相互传递,而这种传递不仅是上下进行的,也可以是左右联络的。要将“胸中有全局,手中无小事”的思想融入工作的各个环节中,提高员工工作的严谨性。对于文字处理、督办和保密等工作,对下可以行使合理的管理职能,因此不仅要完成自身的工作,还要有足够的精力放到管理工作中。2.充分发挥综合协调作用。在办公室中沟通、协调和综合是特别重要的工作内容。但是在实际操作中确实存在一定的困难,比如在筹备会议时,会议涉及的部门和内容十分广泛,所以在进行工作时需要环环相扣,不管哪个环节都不可以出现问题。办公室员工在考虑工作时,就需要对整个综合情况进行掌握,提高准确性,才能发挥协调的真正作用。3.充分发挥“一盘棋”作用。办公室工作其实是一个整体工作,所以它的正常运转需要办公室所有员工的相互合作和相互团结。而员工之间的个性需要经过长期的磨合,才能做到相互信任和理解,从而发挥员工工作的能力,提高工作效率。
(三)服务优质化。办公室的主要工作方向就是服务,并对上级领导、部门和基层提供服务。而由于服务的对象不同,工作的内容也会有所变化,但是在服务中应该树立“三种意识”。1.树立超前服务意识。首先,对办公室的工作规律进行分析和总结,并利用已经总结出的经验提高工作的主动性,促进工作流程的规范化;其次,有计划地进行工作,并增强预测能力。此外,还需要加强工作的灵活性,将大部分的精力放在一些重要的工作上,既保证按时完成任务,又做到忙而不乱。2.树立服务全局的意识。对于日常工作要做到事无巨细,根据工作内容的核心,提供有效的参考,并对其进行分析。提高自身的办事能力,不仅能做好小事,还能做大事,同时在工作的过程中不断提高创新能力。积极主动地开展相关工作,并将工作内容落实到全局中。3.树立优质服务的意识。制定标准的工作流程,实现真正的“零差错”,对工作的每个环节都应该保持严谨的态度。对于传统的工作模式进行改变,对工作进行不断的创新,对工作中的漏洞不断进行改善,保证在为单位服务的过程中有更高的服务水准。
四、结语
在单位管理中,办公室是一个比较重要的管理内容,有效的办公室管理可以更好地保证单位各个环节的工作得以顺利地进行。而发挥办公室职能的积极作用,需要从观念、模式、思路和方法上进行改变,并不断增加自身的服务意识,保证单位持续稳定发展。
参考文献
[1]郑重.浅谈如何做好企业办公室工作[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2009(05).
[2]王倩.新时期企业办公室工作的职能定位与作用[J].胜利油田党校学报,2008(03).
